سیستم اطلاعاتی مدیریت جلسات ماهان (نرم افزار مدیریت جلسات)، با نگرشی کاربردی، مدیریت جلسات در سازمان‌ها را آسان می‌نماید و میتواند به عنوان یک ابزار کمکی در خدمت مدیران جلسه، شرکت کنندگان و سایر افراد مربوطه باشد
استفاده از یک سیستم نرم‌افزاری که به صورت کاملاً کاربردی، تمامی مراحل یک جلسه، از هماهنگی‌های قبل از تشکیل جلسه (قرار ملاقات ) تا پیگیریهای نتایج جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در برداشته و مکانیزه نماید، میتواند نقش ارزنده‌ای در تسهیل مدیریت جلسات داشته باشد.
سیستم مدیریت قرار ملاقات وجلسات
- قابلیت تنظیم قرارملاقات مخاطبین (مشتریان و دیگر افراد)
- امکان یادآوری تاریخ قرار ملاقات و دستور جلسه به دعوت شدگان از طریق ارسال پیام کوتاه
- مشاهده همزمان چندین قرارملاقات در زمان های مشخص به منطور انتخاب بهترین زمان جلسه
- امکان تقسیم بندی واحدهای سازمان و جدا سازی قرار ملاقات های مربوط به هر بخش از سازمان
- امکان لغو قرارملاقات و اطلاع رسانی به اعضای جلسه به صورت خودکار
- تبدیل و انتقال اطلاعات قرارملاقات به جلسه
- امکان تقسیم بندی موضوع و هدف جلسات
- ثبت صورتجلسه و همچنین سایر نتایج و تصمیمات جلسه
- ثبت وضعیت حضور اعضاء در جلسات
- امکان ثبت و ضمیمه نمودن انواع فایلهای مربوط به جلسه (اسکن صورت جلسه امضاء شده، فایل صوتی و تصویری و ….)
- ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن
- ارسال مصوبات جلسه برای مجریان تعیین شده هر فعالیت
- قابل رویت بودن فعالیت‌های ارجاع شده به هر شخص در لیست پیگیریهای وی
- ثبت نتیجه و اقدامات انجام شده برای یک فعالیت ارجاعی
- امکان رؤیت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده
امکانات ویژه نرم افزار مدیریت قرار ملاقات و جلسات
- استفاده از ماژول پی گیری جهت اطمینان از اجرای مصوبات جلسه
- ایجاد یک تقویم کاری و برنامه فردی برای هر شخص
- جلوگیری از تداخل جلسات و برنامه‌های هر فرد در سازمان
- ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای جلسات
- ایجاد لیست پی گیریهای اقدامات مصوب شده در جلسات
- استفاده از سیستم پیام رسان جهت هماهنگی تشکیل جلسات
- استفاده از سیستم پیام‌رسان جهت یادآوری قرارها و جلسات هر فرد
- ارسال پیام به کاربران، هنگام پایان مهلت انجام مصوبه
گزارشات نرم افزار مدیریت قرار ملاقات و جلسات
همانطور که ذکر شد، این سیستم گزارشات مفیدی از مراحل مختلف اجرای جلسات و مصوبات آن تهیه می‌کند. این گزارشات در انواع گوناگون و با فرمت‌های مختلفی تهیه می‌شوند. نمونه‌ای از این گزارشات عبارتند از:
- نمودار تعداد جلسات و مصوبات آنها بر اساس واحد تشکیل دهنده جلسه و بازه زمانی تعریف شده
- گزارش آخرین وضعیت مصوبات
- نمودار مصوبات انجام نشده در یک نگاه با توجه به اولویت های انجام کار بر اساس سه رنگ قرمز،زرد، سبز
- وضعیت فعالیت های واگذار شده به افراد
- قرارگیری اکشن پیام کوتاه جهت یادآوری فعالیت های انجام نشده به مسئول انجام کار
امکانات عمومی
علاوه برامکانات فوق دو ماژول اطلاعات پایه و مدیریت سیستم تعبیه شده در این سیستم، وظایف عمومی سیستم را انجام می دهند
ماژول اطلاعات پایه
این ماژول به منظور تسهیل کار کاربران عادی و همچنین حفظ یکپارچگی سیستم، ایجاد شده و حاوی اطلاعات پایه‌ای (همچون تعریف موضوع جلسه –واحد های سازمانی و …) است که در سایر ماژول ها کاربرد دارد
مدیریت سیستم
این ماژول وظیفه مدیریت کاربران سیستم را بر عهده دارد. در بخش مدیریت سیستم، مدیر سیستم میتواند کاربران را تعریف کند و با تعیین منوهای مختلف و فرمهای زیر هر منو، نحوه دسترسی هر فرد را به فرم مورد نظر تعیین کند. اطلاعات واحدها، سمتها و پستهای سازمانی نیز در این بخش قابل تعریف است
بدون دیدگاه