چرخه مديريت بهبود بهره وري در سازمانهاي توليدي

مقدمه:

آنچه در سازمانها مزيت رقابتي ايـــجاد مي کند، بهره وري به معناي بکارگيري و ترکيب موثر منابع موجود در سازمان است. بهبود اثربخش بهره وري همانند ساير مولفه ها و فرآيندهاي نرم افزاري سازماني از الزامات کار سازماني است که در ذات و خميرمايــه بهره وري بهبود نهفتـــه است و مشروعيت بهره وري در بهبود و اصلاح آن است. استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري موجب مــــي گردد که بهره وري به صورت يک فرآيند دائمي ارتقا يابد و مسير بهره وري مشخص و بسترسازيهاي لازم صورت گيرد. حرکت بهره وري لازمه رشد و پيشرفت سازمان بوده و به نهادي شدن امر بهبود در نظامهاي مختلف سازماني منجر خواهد شد. در اين مقاله به برخي راهکارهاي عملي استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري اشاره خواهد شد که بيشتر مبتني بر تجارب نگارنده در يکي از سازمانهاي بزرگ صنعتي است.

فرآيند چرخه مديريت بهبود بهره وري

چرخه مديريت بهبود بهره وري فرآيندي است که طي آن بين مجموعه عوامل توليد بهترين ترکيب حاصل و متناسب با شرايط درون و برون سازماني در بهره وري تغييراتي حاصل مي گردد. چرخه مديريــــت بهبود بهره وري را مي توان به مراحل زيرخلاصه کرد^:

1 – مرحله اندازه گيري بهره وري: براي شناخت وضعيت موجود بايستي ابتدا نوع شاخصهاي مناسب اندازه گيري در هر زمينه و در سطوح سازماني، بخشي و ملي مشخص و تعريف شوند و براي کميت هريک از شاخصــها و جنبه هاي کيفي آنها در حد لازم هدفهاي مربوط تعريف و مورد توافق قرار گيرند.

2 – مرحله ارزيابي و تحليل بهره وري: در اين مرحله با تحليل و ارزيابي شاخصهاي اندازه گيري بهره وري و تعيين نقاط قوت و ضعف آن، شرايط براي بهبود وضعيت موجود براساس چرخه بهره وري فراهم مي شود(1). در تحليل و ارزيابي فرهنگ بهره وري بسياري از ريشه هاي عقب ماندگي بهره وري سازمانها مشخص و مي توان از دل تحليلها به راهکارهاي عملي نيز دست يافت.

3 – برنامه ريزي بهبود بهره وري: الف – سازوکار طراحي مطلوب: در اين مرحله، براي بهبود بهره وري لازم است به صورت دائمي وضعيتهاي مطلوبي طراحي کرد. بهبود بـــــهره‌ وري بدون نگريستن به وضعيتهاي آرماني امکان پذير نيست. ضروري است که پيوسته به شکل فرآيندي روي وضعيت مطلوب کار کرد.

ب – مرحله فرهنگ سازي: چرخه بهبود بهـــره‌وري در سازمان يک حرکت جمعي و سازماني است که همه افراد سازمان در رده هاي مختلف بايستي درگير آن شوند. بنابراين، فرهنگ سازي و تبديل آن به صورت يک فرهنگ سازماني کمک زيادي به استقرار و نهادي شدن آن مي کند. باآموزش و اطــــــلاع رساني مي توان امکان پذيرش بهبود مستمر توسط کارکنان سازمان را فراهم ساخت.

ايجاد فرهنگ کار محوري لازمه بهبود است. در فرهنگ کارمحوري تاکيد اصلي برروي موفقيتها و دستاوردهاي موجود در کار است. اين امر دليل وجود و بقاي سازمان است و هيچ چيز نمي تواند در اين هدف بزرگ مداخله کند(2).

ج – مرحله عاطفي کردن بهبود بهره وري: براي بهره وري در سازمان ابتدا بايد آن را شناخت. کارکنان سازمان بايستي علاقـه مند به بهبود بهره وري باشند و آن را دوست داشته باشند. به عبارت ديگر، بهره وري بايستي باعواطف و احساسات کارکنان عجين گردد و به نتايج آن ايمان آورند.

استقـــرار دائمي چرخه بهبود بهره وري بدون عاطفي کردن آن در سازمان موقتي و مقطعي خواهد بود. اساساً ارتباط عاطفي با بهره وري به اين دليل است که به حسن نيت منتهي مي شود و اين موضوع باعث خواهد شد که کارکنان بهترين تلاش خود را به کار ببندند و از جان مايه بگذارند(3).

د – مرحله ساختارسازي: در اين مرحله بايستي کانال هاي حرکت فردي و جمعي در سازمان تعريف شوند و اينکه کارکنان چگونه ميزان بهره وري را بالا ببرند، نياز به بسترسازي دارد. بنابراين، در اين مرحله بايستي مسير فعاليتهاي افراد سازمان مشخص و تعريف شده باشد.

ه‌- مرحله عمل: بهره وري، عمل به فرهنگهاي ايجادشده مطلوب سازماني است. در مرحله عمل، کارکنان سازمان در همه سطوح و متناسب با ماموريت خود بايستي دست به کار شوند و در جهت بهبود بهره وري دست به فعاليتهاي فکري و جسمي بزنند.

و – مرحله بازنگري: آنچه به چرخه مديريت بهبود بهره وري مشروعيت مي دهد بازنگري است. با بازنگري، مجموعه فعاليتهاي انجام شده در سازمان در فرآينــــد چرخه بهبود بهره وري مي توان بهبود مستمر بهره وري را تضمين کرد.

سازوکارهاي عملي

در استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري راهکارهاي مختلفي وجود دارد که به بعضي از آنها که در عمل تجربــــه شده در زير اشاره مي شود:

1 – نهادي کردن بهره وري در انديشه: زيربناي استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري اين است که کارکنان يک سازمان توليد فکر کنند. کمبود سازمانها در مقوله بهره وري ، پول، تجهيزات، مواد و امکانات مادي نيست بلکه کمبود اصلي توليد فکر است. سازمانهاي موفق و بهره ور علاوه بر نظم بوروکراتيک، تدابير خاصي براي استفاده از کليه ظرفيتهاي فکري و عملي کارکنان خود اتخاذ کرده اند. علي رغم اينکه اصولاً فعاليت دانشگران و کارکنان علمي و فکري فرمول پذير نيست سازمانهاي پيشرو در بهره وري به تدريج به مکانيسم و شيوه هاي رهبري و زمينه هاي مناسب فرهنگي براي هم‌افزايي تلاشها و انديشه هاي کارکنان علمي دست يافته اند و موفق شده اند از افکار و ابتکارات و دانش آفريني سازمانها و توسعه فکري اين کارکنان بهره بيشتري ببرند. مديريت موثر نيروي کار دانشگر و دانشمند نيازمند تدابيري است که حاصل آن توسعه کيفي و کمي ظرفيت دانش اندوزي، استفاده کارساز از دانش و توسعه دانش در سطح ملي و سازماني است(4).

در صورت مديريت برفکر و دانش کارکنان سازمان، بهره وري در انديشه حاصل خواهد شد. مديريت بردانش و انديشه عبارت از مديريت دانش سازمان که مي تواند گستره اي از ويژگيهاي عملکرد سازماني را بهبود بخشد. فکر و دانش عاملي بنيادي است که کاربرد موفق آن، سازمانها را ياري مي کند تا خدمات و کالاهايي بديع ارائه دهند. اين منبع عظيم دانش، بسياري از گونه هاي مختلف فرايندهاي سازماني بهترين عملکردها، جلب اعتماد مشتري، نظامهاي اطلاعات مديريت، فرهنگ و هنجارها را دربر مي گيرد(5). به طور کلي بهره وري در انديشه با مکانيســــم‌ هاي زير به استقرار چرخه بهبود مديريت بهره وري کمک مي کند:

! نظام پيشنهادات فکرآفرين؛! نظامQ.C کارآفرين؛ ! نظامT.Q.M بهره ور. 2 – نهادي کردن صرفه جويي در کل سازمان: يکي از روشهاي استقرار چرخه بهبود مديريت بهره وري اين است که صرفه جويي در همه سازمان به عنوان يک اصل مورد توجه قرار گيرد. دستيابي به بهره وري مستمر از طريق صرفه جويي، باشعار حاصل نمي شود بلکه در اين راستا بايستي ساختارهاي مناسبي طراحي کرد. معمولاً صرفه جويي از طريق دو مکانيسم ساختـــارسازي و تشويق در سازمان نهادي مي شود.

روشهاي تجربه شده براي نهادي کردن صرفه جويي در يکي از سازمانهاي بزرگ صنعتي را مي توان به صورت زير خلاصه کرد:

ساختاري کردن صرفه جويي در مصرف انرژي از طريق دخيل کردن ميزان مصرف در پاداش توليد؛

برقراري رابطه بين خوب مصرف کردن و پاداش؛

برقراري رابطه بين کيفيت استفاده از مواد و پاداش؛

پرداخت مستقيم مبلغي از صرفه جويي هاي انجام شده انرژي به کارکنان؛

تشويق کتبي کارکناني که ستاره صرفه جويي هستند.

براي استقرار چرخه بهبود مستمر بـــــهره‌وري از طريق صرفه جويي لازم است زمينه براي ساختارسازي فراهم شود.

3 – طراحي نظامهاي بهره ور: براي استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري در کنار کارهاي فرهنگي و فرهنگ سازي بايد ساختارهاي مناسب و علمي طراحي و اجرا کرد. بعضاً مشاهده مي شود که در سازمانها افراد زيادي هستند که داوطلب توليد بهره وري هستند ولي ساختار مناسبي وجود ندارد که از فکر، توان، استعداد و دلسوزي آنها به شکل معقول و منطقي استفاده شود. براين اساس، سازمانها بايستي به فکر طراحي ساز و کارهاي بهره ور باشند. به طور کلي دونوع از ساختارهاي بهره ور که در عمل در يکي از سازمانهاي صنعتي تجربه شده را مي توان به شرح زير بيان کرد:

طراحي نظام نگهداري و تعميرات فراگير(TOTAL PROCUCTIVE MAINTENANCE= T.P.M)

نظامTPM يکي از ساختارهايي است که در سازمانهاي توليدي و صنعتي بهره وري را در عمل ارتقا مي دهد. هدف از به کارگيري فرايند TPM عبارت از توانمندساختن همه کارکنان جهت به حداکثررساندن کارآيي عمليات نگهداري و تعميرات بهره ور جامع است. استفاده از اين نـظام، کانوني را فراهم مي آورد تا مشارکت کنندگان يا اعضاء بتوانند توانمنديها، قابليتها، دانش و تجربه خويش را ابــرازکنند. از طريق نت بهره ور جامع، همه مي کوشند تا سازمانشان بهترين سازمان در زمينه خود باشد. اين به نوبه خود موجب رشد توليد، ارتقاي کيفيت براي مشتري و هزينه کمتر براي توليدکننده مي گردد(6). به طور کلي TPM به طرق زير به استقرار چرخـــه بهبـود بهره وري کمک مي کند:

– به حداکثررساندن ميزان اثربخشي تجهيزات؛

– ايجاد يک سيستم کارآيي نگهداري و تعميرات؛

– ايجاد فرصت و شرايط مناسب براي همکاري کليه بخشهاي بهره برداري(7).

پياده سازي نظام مديريت کيفيت فراگير(TOTAL QUALITY MANAGEMENT = TQM)

نظامTQM يک ساختار بهره ور است و اين به خاطر اين است که در مديريت کيفيت فراگير به‌جاي اينکه مسئوليت افزايش کيفيـــت و بهره وري فقط به دوش يک واحد خاصي در سازمان باشد برعهده مديران ارشد سازمان قرار مي گيرد. مديريت کيفيت فراگير فقط به محصول برنمي گردد و يک ديدگاه جامع نسبت به سازمان و محصول دارد و تمام فعاليتها و فرآيندها و جزئيات کار را در بردارد. به طور کلي پياده سازي نظامTQM در ابعاد زير به‌استقرار چرخه بهبود مديريت بهره وري کمک مي کند:

– خوشحال کردن مشتري؛

– منطقي ساختن قيمتها؛

– مشارکت همگاني؛

– سازگاري با محصولات؛

– استقرار استراتژي بهبود دائمي(8).

4 – استقرار نظام تحقيقات بهره وري: بهبود بهره وري بدون تحقيقات اصلاً معني ندارد. براي استقرار چرخه بهبود بهره وري لازم است ذهنيت و مولفه هاي درگير بهره وري دائماً مورد تحقيق علمي قرار گرفته و راهکارهاي علمي به کار گرفته شود. بااستقرار نظام تحقيقات بهره وري اهداف زير تحقق مي يابد:

– محصولات جديدي براي واحدهاي توليدي طراحي مي شود؛

– کيفيت توليدات ارتقا مي يابد؛

– هزينه هاي توليد با نوآوري به شدت کاهش مي يابد؛

– مصرف انرژي بهينه مي شود؛

– ضايعات توليدي کاهش مي يابد(9).

هر مرحله از چرخه بهبود بهره وري نيازمند تحقيق است؛ در مرحله اندازه گيري بهره وري نياز به تدوين شاخص و ابزار اندازه گيري است که در اين راستا با درنظرگرفتن شرايط، محيط، نياز مشتريان و تحولات دائماً بايستي شاخصهاي جديد طراحي گردند که اين امر از طريق تحقيق حاصل مي شود.

تحليل وضعيت بهره وري از تحقيق تفکيک ناپذير است. هرنوع تحليل و بررسي نيازمند کارهاي تحقيقي جامعي است که بتوان برمبناي نتايج تصميم گيري عقلايي انجام داد.

براي تدوين برنامه بهبود بهره وري نياز است که مولفه هاي تاثيرگذار و مولفه هاي کليدي شناسايي و از آنها استفاده گردد که اين امر باز با تحقيق و پژوهش حاصل مي گردد.

پس از اجراي برنامه هاي بهبود از طريق کارهاي تحقيقي مي توان از تجارب و نتايج به دست آمده در روند بهبود آينده استفاده کرد. بنابراين، بهبود بهره وري بدون تحقيق کار سخت و مشکلي خواهد بود.

5 – توسعه منابع انساني: توسعه منابع انساني در هر کار سازماني کارساز خواهد بود. زماني که کارکنان سازمان از بالندگي لازم برخوردار باشند، بهره وري بهبود مي يابد. در فرآيند توسعه منابع انساني، کارکنان سازمان به مجموعه اي از کيفيتها مجهز مي شوند که اين کيفيتها موجب جامع نگري و تعادل مي گردد. يکي از شاخصهاي انسان توسعه يافته سازماني، بهره ور عمل کردن آنهاست و اين بدين معنا است که توسعه يافتگي در تخصصي عمل کردن نيست بلکه در اين است که فرد از تخصص خود به شکل بهره ور در سازمان استفاده کند.

بهره ور عمل کردن امر اکتسابي است يعني کارکنان يک سازمان بايستي ياد بگيرند که چگونه عمل کنند که بهره ور باشد. به طور کلي، توسعه منابع انساني از طرق زير به استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري کمک مي کند:

کارکنان با فلســـفه و ماموريت سازمان آشنا مي شوند؛

کارکنان با کمي کردن کار آشنا خواهند شد؛

شيوه حل مسئله را ياد مي گيرند؛

کاربرد تکنيک هاي بهره ور را مي آموزند؛

از فناوري اطلاعات در بهبود بهره وري کمک مي گيرند.

6 – استقرار نظام مديريت عملکرد: مديريت عملکرد با نگرش جامع به عملکرد بهره وري سازمان همواره تصوير روشني از بهره وري سازمان به دست مي دهد.

زماني که بر فرآيند و عملکرد سازمان مديريت شود بهره وري و بهينه سازي آن تضمين مي گردد. به طور کلي استقرار مديريت عملکرد در ابعاد زير به بهبود چرخه مديريت بهره وري کمک خواهد کرد:

– در منابع انسانــي اصلاحات و بهبود ايجاد مي کنند؛

– اهداف فردي و اهداف بهره وري سازماني را يکي مي کنند؛

– زمينه اصلاحات ساختار در بهره وري را فراهم مي سازند؛

– فرآيند مسئله يابي مناسب در بهره وري در سازمان حاکم مي شود؛

– از طريق تفاوت قائل شدن به افراد بهره ور و غيربهره ور انگيزه توليد مي کند؛

– در بهره وري سازماني ايجاد سينرژي مي کند؛

– باورهاي جديد نسبت به بهره وري سازماني مطرح مي سازد.

نتيجه گيري

استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري نيازمند عزم جدي بوده و در اين راستا بايستي سازوکارهاي عملياتي طراحي کرد و آنها را به کار گرفت.

قبل از طراحي سازوکارها، آسيب شناسي وضعيت بهره وري سازمانها، موجب مي شود که سازوکارهاي عملياتي متناسب با شرايط سازمانها طراحي گردد و براي بهبود بهره وري در سازمانها مي توان از راهکارهاي عملي تجربه شده نظير نهادي کردن بهره وري در انديشه، نهادي کردن صرفه جويي، طراحي ساختارهاي بهره ور، توسعه منابع انساني، طراحي نظام تحقيقات بهره وري و استقرار مديريت عملکرد کمک گرفت.

منابع و ماخذ

1 – هشتميـــن همايش ملي بهره وري، افزايش بهره وري گامهاي کوتاه اما استوار، مجله تدبير، شماره 112، تيرماه 80، ص 85.

2 – بابک، علوي، ارزشهاي فرهنگي و جهت گيري‌هاي کارکنان، مجله تدبير، شماره 118، آذرماه 80، ص 61.

3 – هال پي گريگرسون و جي استيوارت بلاک، حضور رهبران در عرصه هاي جهاني، ترجمه صابر مقدمي. مجله تدبير، شماره 116، سال 80، ص 28.

4 – عليرضا، فريدونيان و ليلا يوسفي، راهبري و مديريت نيروهاي دانشگر، مجله تدبير، شماره 119، دي ماه 80، ص 22.

5 – مهرداد، آذري، مديريت دانش، عملکردها و چالشها، مجله تدبير، شماره 114، مهر 80، ص 47.

6 – ديويد، هاچينز، نت بهره ور جامع، جزوه منتشر نشده، شرکت فولاد مبارکه، آموزش و توسعه منابع انساني، ص 3.

7 – ايرج، سلطاني، بنيادهاي مشارکت در نظام مديريت و تصميم گيري، مجله تدبير، شماره 107، آبان 79، ص 31.

8 – ايرج، سلطاني، دستاوردهاي فرهنگي مديريت کيفيت فراگير، مجله تدبير، شماره 112، خرداد 80، ص 51.

9 – الهيار، داغبندان، منوچهر، صوفي، ارزيابي عملکرد واحدهاي تحقيق و توسعه در چارچوب اهداف استقرار آنها در بخش صنعت، مجموعـــه مقالات سومين همايش بين المللي مراکز تحقيق و توسعه صنايع و معادن، 1380، ص 281.