مقدمه
امروز با توجه به پیشرفت‌های صورت گرفته در حوزه فناوری اطلاعات و نیز با توجه به تغییر و تحولاتی که در عرصه زندگی بشری حاصل شده، با فراوانی اطلاعاتی مواجهیم که گاهی پیشبرد امور را با مشکل مواجه می‌کند، زیرا اطلاعات به صورت پردازش نشده وارد زندگی روزمره انسان‌ها می‌شود و اگر برنامه‌ای برای هماهنگی و کنترل و نظارت بر آنها وجود نداشته باشد، باعث سردرگمی می‌شود.
این سردرگمی به ویژه برای کسانی که مدیریت سازمان و یا موسسه‌ای را بر عهده دارند و از یک انسجام مدیریتی بر اطلاعات سازمان متبوع خود برخوردار نیستند، بیشتر است.
امروز با توجه به تغییر و تحولات صورت گرفته در زندگی انسان‌ها، حجم تزریق و دریافت اطلاعات زیاد است و اگر مدیریتی برای ویرایش، کنترل و هدایت این اطلاعات وجود نداشته باشد این اطلاعات به صورت افسار گسیخته نه تنها باعث پیشبرد امور نمی‌شود بلکه باعث اخلال در کارها نیز خواهد شد.
امروز در حوزه مدیریتی و با استفاده از فناوری اطلاعات این امکان برای مدیران فراهم شده است که بتوانند نظارت کلانی بر عملکرد زیر مجموعه‌های خود داشته باشند. این امکان که از آن با نام «داشبورد مدیریتی» یاد می‌کنیم، همانند داشبورد یک خودرو عمل می‌کند که راننده آن در صندلی خود نشسته و همزمان سرعت، جهت و کنترل خودرو را به دست گرفته است. البته این شیوه کار در مدیریت سازمان‌ها، شرکت‌ها و موسسات به لطف بهره‌گیری از متدهای روز در عرصه IT سهل‌تر و آسان‌تر است.
اگر مدیریت سازمانی را مشتمل بر مدیریت بر دریافت تقاضا، منابع انسانی، انبار، حسابداری، فروش و برخی مدیریت‌های دیگر بدانیم و اگر قرار باشد مدیریت یک سازمان و یا موسسه بخواهد به صورت ریز وارد جزئیات هر یک از این بخش‌ها شود، نه تنها مدیریت وی زمان‌بر و ناکارآمد خواهد بود بلکه باعث عدم پیشرفت در کارها نیز می‌شود، چرا که از عهده توان وی خارج است که بتواند به صورت همزمان و منسجم بر همه امور، مدیریت خود را اعمال کند.
سیستم مدیریت گزارشات یا به تعبیر دیگر «داشبورد مدیریتی»، سیستمی نرم‌افزاری است که داده‌های محیطی را جمع‌آوری و داده‌های تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت می‌کند و سپس آنها را فیلتر، سازمان‌دهی و انتخاب می‌کند و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می‌کند و ابزاری برای مدیران فراهم می‌آورد که اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند.
یکی از مباحثی که در حوزه مدیریتی مطرح است، مسئله مشغله مدیران است که این امر باعث می‌شود نتوانند به طور یکنواخت مدیریت خود را در تمامی سطوح و بخش‌ها اعمال کنند، بنابراین در اینجا در اختیار قرار گرفتن یکسری اطلاعات پالایش شده از عملکرد زیر مجموعه‌ها که مرور آنها وقت چندانی نگیرد و در عین حال گزارشی کامل و جامع از عملکرد بخش‌های مختلف یک سازمان، شرکت و یا موسسه‌ای را نشان دهد، ضروری به نظر می‌آید.
سیستم مدیریت گزارشات یا «داشبورد مدیریتی»یک نرم‌افزار و یا سیستم متمایز و جدا از دیگر سیستم‌های اطلاعات نیست بلکه چارچوبی کلی ارائه می‌کند که دیگر سیستم‌های اطلاعات بر مبنای آن با یکدیگر همخوان می‌شوند.
کنترل مدیریتی نیازمند اطلاعاتی است که بخش قابل ملاحظه‌ای از آنها توسط سیستم‌های پردازش مبادلات تولید می‌شوند. سیستم‌های اطلاعات مدیریتی، اطلاعات تولید شده توسط سیستم‌های پردازش اطلاعات را پردازش کرده و آنها را در ترکیب‌ها و شکل‌های جدید معناداری به مدیریت عرضه می‌کنند؛ چنین سیستم‌هایی، سیستم‌های مدیریت گزارشات نامگذاری می‌شوند.
«شرکت تدوین فرآیند»در کنار ارائه سیستم‌های اطلاعات یکپارچه اقدام به تهیه نرم افزار «داشبورد مدیریتی»کرده تا از این طریق مدیران سازمان‌ها، شرکت‌ها و موسسات مختلف بزرگ و کوچک بتوانند ضمن اتخاذ تصمیمات درست و دقیق بر مبنای داده‌های مختلف، مجموعه تحت مدیریت خود را به سهولت راهبری کنند.
ویژگی‌های اصلی و رویکرد نرم‌افزاری سیستم مدیریت گزارشات (داشبورد مدیریتی):
1- سهولت در استفاده، سرعت مناسب و انعطاف پذیری بالا
2- اجرای جداگانه سیستم گزارشات بدون نیاز به نرم‌افزارهای «تدوین فرآیند»
3- بهره‌برداری از پایگاه Oracle و 2008 – 2005- SQL 2000 به همراه بهره‌گیری از امکانات جدید SQL 2008
4– سـاخــت و اجرای گزارش‌ها در محیـــط فارسی و لاتین و پیاده‌سازی به صورت چند زبانه و امکان تعریف زبان جدید برای کلیه فرم‌ها و منوها توسط کاربران
5- گستردگی دسترسی کاربران از لحاظ جستجو، اعمال شرایط دلخواه بر روی اطلاعات پایگاه داده، اعمال شرایط بر روی فیلدها (Case When)، اعمال شرایط بر روی سطوح گزارش (Having) و نیز گروه‌بندی و طبقه‌بندی شرایط گزارش برای سهولت در کنترل و اجرای آن
6- امکان ذخیره‌سازی و نقل و انتقال اطلاعات با فرمت‌های XML و Excel، Text
7- ارائه انواع نمودار و گانت (نمودار بر اساس تنظیم متغیرها به صورت دلخواه)
8- مدیریت جامع کاربران در سیستم گزارشات شامل:
* نمایش گزارش انحصاری برای هر کاربر و امکان کپی آن برای سایر کاربران
* ایجاد رمز عبور بر روی گزارش‌ها برای حفظ امنیت در اطلاعات
* تعریف شرایط پیش فرض بر روی جداول خاص برای کاربران مختلف
* ساخت گزارش مشترک برای گروه کاربران
* طبقه‌بندی ساختار اطلاعات جداول موجود در پایگاه داده به صورت درختی به منظور ایجاد امنیت اطلاعات و سهولت کاربران
* تنظیم دسترسی کاربران به اطلاعات جداول یا سطح ستون‌های آن (تغییر حقوق دسترسی در ساخت و اجرا به ازای هر کاربر)
* نمایش تاریخ و زمان آخرین اجرای گزارش
9- امکانات تنظیم و ساخت گزارش شامل:
* ساخت گزارش به صورت ترکیبی از چندین پایگاه داده با ساختارهای متفاوت و حتی روی سرورهای مختلف
* به کارگیری دستورات استاندارد SQL برای ساخت گزارش‌های متنوع در ساختار گزارش
* استفاده از انواع پیوندهای پیشرفته (Semi Join) از جمله Except و Union ،Intersect
* ساخت و استفاده از Sub Query در هر بخش گزارش
* استفاده از انواع پیوند (Join) در کلیه سطوح
* استفاده از Stored Procedure و Function ،Viewها به صورت تو در تو و نامحدود در ساخت گزارش
* ایــجاد جــدول مرجــع توسط گزارشـات به صورت پویا (View) و ایــستا (Table) جهت استفاده در ساخت گزارش‌های دیگر و یا ارتباط چندین گزارش به یکدیگر
* تعریف گزارش فرعی در یک گزارش و ترکیب پاسخ گزارش با پاسخ گزارش دیگر در خروجی یا فرم چاپی
* قابلیت اعمال تغییرات دلخواه در مشخصات ظاهری گزارش از قبیل: اندازه، نوع و رنگ قلم، رنگ و اندازه ستون‌ها، فاصله خطوط نمایش، اعمال عملگرهای متنوع و تفکیکی برای دریافت مقادیر متفاوت، تغییر استاندارد فیلدها و برخی دیگر از قابلیت‌ها
* تعریف فرمول محاسباتی متنوع به صورت هوشمند و دستی
* قابلیت طراحی یک یا چند فرم چاپی بر روی گزارش
* طراحی فرم در سطوح مختلف با سرفصل‌های متفاوت به صورت هوشمند یا دستی
* دسترسی به تنظیمات چاپگر و تخصیص چاپگر به گزارش و تنظیم اندازه صفحه چاپ با استانداردهای چاپگر
* درج تصاویر بر روی فرم‌های چاپی
10-امکان تعریف و به کارگیری انواع متغیرهای سیستمی برای کاربردهای خاص (به صورتی که مقدار این متغیرها در هنگام ورود به سیستم خوانده می‌شوند و در گزارش‌ها قابل استفاده هستند؛ به طور مثال سال مالی مشخص و کد شعبه فعال)
11- دسترسی به اسناد حسابداری از طریق گزارش و همچنین امکان ویرایش آن
12- امکان نقل و انتقال ساختار گزارش و فرم‌های چاپی آن با توجه به ساختار گزارش
بدون دیدگاه