نرم افزار مدیریت استراتژی (اهداف و برنامه ها)

نرم افزارماهان تمامي فرآيندهاي كاري يك مجموعه را با درنظرگرفتن اهداف آن مجموعه طراحي ، تدوين و سازماندهي كرده و همچنين باعث مي شود تا مديران بتوانند پيشرفت مجموعه را با توجه به اهداف تعريف شده اندازه گيري ، كنترل ، نظارت و هدايت نمايند.

سوالت زیر را از خود بپرسید تا مدیریت اهداف سازمان را ارزیابی کنید:

1)      آیا در سازمان شما کلیه فعالیت های مربوط به اهداف مجموعه به صورت مجزا و قابل لمس جهت مشخص نمودن وظایف پرسنل در رسیدن به اهداف مذکور ثبت می گردد؟

2)      آیا اغلب تصمیمات شما اجرایی نمی باشند و یا نمی دانید کدام تصمیم را اول اجرا کنید؟

3)      آیا درشرکت شما دسترسی به اطلاعات مربوط به هر پروژه به سرعت و به آسانی امکان پذیر است ؟

4)      پرونده سوابق هر پروژه و مشتریان را چگونه نگهداری می کنید ؟

5)      در زمان عدم حضورتان در سازمان یا به هنگام سفرهای ضروری چگونه از روند فعالیت های پروژه و رخدادهای مهم مطلع می شوید؟

6)   آیا می دانید در سازمان شما و در لحظه ای که این اوراق را مطالعه می کنید چه کارهایی توسط چه کسانی با چه کیفیتی در چه مرحله ای و با چه ابزاری در حال انجام است ؟آیا از زمان شروع و خاتمه همه وقایع مطلعید ؟

7)      عملکرد کارشناسان ، پیمانکاران وعوامل مربوط پروژه را چگونه ارزیابی می کنید ؟

8)      آیا فراموشی پرسنل در انجام  برخی از کارها جزء بحث های همیشگی شماست؟

9)      آیا داشتن آماری دقیق از موضوعی خاص در یک زمان مشخص و تصمیم گیری بر اساس آن از جمله اهداف مدیریتی مجموعه شماست ؟

10)  آیا مدت زمان انجام پروژه های سازمان شما طولانی مدت است؟

11)  تا چه اندازه توانسته اید اطمینان و اعتماد مشتری را نسبت به مجموعه خود جلب کنید؟

12)  آیا انجام فعاليتهاي زیادو فرآيندهاي صحيح كاري مرتبط به اهداف در مجموعه به صورت عملی شما را دچار مشکل ساخته است ؟

13)  آیا  ارتباط دقيقی بين فعاليتهاي سازمان با اهداف معين شده کوتاه مدت و بلند مدت برقرار شده است؟

14)  چگونه و از چه طریق فرآيندها و فعاليتهاي مجموعه را كنترل و نظارت می کنید؟

15)  آیا اندازه گيري دقيق پيشرفت براساس اهداف تعيين شده به صورت online جزء دغدغه همیشگی شماست؟

16)  آیا از جندین نرم افزار جهت مدیریت اهداف خود استفاده می کنید که بر قراری ارتباط این نرم افزار ها جهت دریافت اطلاعات و تجزیه تحلیل آن یکی از دغدغه های اصلی شما قرار گرفته است؟

۱. سیستم مدیریت اهداف و برنامه ها

 

مزایا:

1. سازمان دهی تمامي فرايندهاي كاري سازمان
2. کمک به هماهنگی تیم های مدیریتی و داشتن دیدی مشترك و بي نظیر براي تجارت
3. ت قسیم اهداف اصلی به اهداف کوچکتر
4. ش ناسایی شكاف بین برنامھ ریزي و اجرا
5. تعریف ارتباطات و تاثیرات اهداف با یکدیگر
6. کنترل ، نظارت و اندازه گیری فرآیندهای کاری مرتبط با اهداف
7. شناسایی نقاط ضعف و قوت فرآیندهای کاری تعیین شده
8. مشخص نمودن تصویری واضح از فعالیت ها و وظایف هر بخش از سازمان
9. حفظ سوابق تغييرات برنامه‌ريزي

 

امکانات:

1. تعریف اهداف و برنامه های مجموعه
2. تعریف معیار و زمان پیش بینی شده ی تحقق اهداف
3. تعریف فعالیتهای مربوط به هر هدف
4. تعريف لايه‌هاي مختلف برنامه ریزی (تعریف چندین پروژه در یک برنامه )
5. ثبت پيشرفت‌ها و اقدامات منجر به پيشرفت
6. اولویت بندی اهداف و فعالیت های مربوط به آن
7. امکان پیوست هر نوع فایل مرتبط با برنامه
8. تخمين هزينه و بودجه‌بندي
9. تعریف زمان شروع و خاتمه تمامی وقایع و فعالیت های اهداف یک برنامه

۲. سیستم مدیریت پروژه های هر برنامه

مزایا:

1. دسترسی سریع به اطلاعات و وضعیت پروژه های هر برنامه
2. کنترل هزینه های هر پروژه
3. شناسایی مشکلات پروژه و راه‌کارهاي آن
4. مخاطرات آینده و پشتيباني از فرآيند مديريت ريسک ها
5. کنترل و ارزیابی عملکرد پیمانکاران و مشاوران پروژه
6. امکان کاهش بروز خطا و کنترل روند کار از طریق کاهش دخالتهای پرسنلی
7. امكان كنترل چندين پروژه بصورت همزمان

امکانات:

1. ثبت پيشرفت‌ها و اقدامات منجر به پيشرفت
2. درخواست وجه، و پيگيري دريافت آن
3. اطلاعات مالی و اعتباری پروژه
4. تعریف پیمانکاران و مشاوران هر پروژه
5. مشخص نمودن مدير پروژه
6. امکان تعریف فرآیندهای یک پروژه
7. قابلیت تدوین برنامه زمان بندی مربوط به پروژه
8. قابلیت ارائه نمودار کنترل پروژه به منظور شناسایی نقاط ضعف و قوت
9. امکان کنترل و تحت نظارت قرار دادن پروژه تا اتمام آن
10. امکان پیوست هر نوع فایل مرتبط با پروژه
11. نمایش وضعیت پروژه ها با استفاده از رنگ ها جهت تسهیل درتصمیم گیری مدیران

۳. سیستم مدیریت مراحل هر پروژه

مزایا:

1. آشنایی تیم های مدیریتی به وظایف کاری خود در پروژه
2. جلوگیری، شناسایی وحذف فرآیندهایی که تکراری بوده و سرعت رسیدن به هدف سازمان را کاهش می دهد
3. دقت در فعالیت ها و مراحل انجام شده
4. بودجه تعيين شده و انحرافات در هر مرحله
5. زمانبندي كل پروژه
6. نظارت و آگاهی از انجام مراحل پروژه از طریق پیام کوتاه

امکانات:

1. تنظيم و ثبت قراردادها در هر مرحله از پروژه ( كارفرما , واسط , پيمانكار , مبلغ , محل اجرا )
2. ثبت مراحل اجراي پروژه و درصد پيشرفت كار در پروژه
3. پي گيري پروژه در مراحل مختلف
4. ثبت هزينه هاي انجام شده توسط پرسنل بصورت روزانه به تفكيك هر پروژه
5. مشخص نمودن ساعات ، بودجه و نفرات لازم براي انجام پروژه

۴. سیستم مدیریت جلسات و مصوبات

مزایا:

1. مدیریت جلسات هر پروژه
2. دسترسی سریع به اطلاعات و مصوبات هر جلسه و نتیجه آن
3. تحت کنترل بودن مصوبات جلسات

امکانات:

1. ثبت کامل جزئیات جلسه
2. امکان پیوست هر نوع فایل مرتبط با جلسه
3. امکان ثبت صوتجلسه و مصوبات آن
4. ثبت اطلاعات افراد حاضر در جلسه
5. ثبت نتیجه و اقدامات بعدی مربوط به جلسه

۵. سیستم مدیریت وظایف و امور محوله

مزایا:

1. مشخص شدن نتیجه وظایف محوله و شرح انجام آن از طریق تعریف حالت های رنگ
2. تعریف فرآیندها و روال های انجام کار در سازمان
3. تحت کنترل قرار دادن کارهای محوله

امکانات:

1. تعریف و انتساب کار و مشخص نمودن فرد پیگیری کننده مربوط به هر پروژه
2. تعریف اثرات وظیفه در صورت عدم انجام
3. تعیین مهلت انجام کار و یادآوری کارها به صورت اتوماتیک به مسئولین انجام کار

۶. سیستم مدیریت موانع و مشکلات

مزایا:

1. شناسایی موانع و مشکلات قبل از رسیدن به بحران
2. کمک به چگونگی حل مشکلات با توجه به سوابق پروژه های مواجه شده با اشکال

امکانات:

1. تعریف مشکلات و اطلاعات مربوط به مشکل ثبت شده شامل مطرح کننده اشکال- پروژه دارای اشکال- پروژه مرتبط با اشکال – مسئول انجام و مهلت انجام رفع اشکال
2. اولویت بندی رفع مشکلات شناسایی شده
3. مقایسه روند فعالیت های هر پروژه
4. مقایسه فعالیت های هاي پروژه هاي مختلف با يكديگر
5. ثبت علت موفقيت و يا عدم موفقيت فروش و توضيحات خاص و گزارش‌گيري از اين موارد

۷. سیستم یاداوری

مزایا:

1. کنترل فعالیت های انجام شده – انجام نشده
2. یادآوری از طریق ارسال پیام کوتاه به صورت خودکار و بدون نیاز به حضور فرد در سازمان
3. نمايش آني يادآوري‌ها در زمان مقرر در يك پنجره جداگانه (جهت جلب توجه هرچه بيشتر كاربر)
4. توقف، حذف يا به تاخير انداختن يك پيام يادآوري به سادگی
5. ارايه ليست يادآوري‌هايي كه در موعد مقرر يادآوري كاربر در سيستم حضور نداشته

امکانات:

1. قابليت ارجاع يك يادآوري ايجاد شده به هر تعداد از كاربران سيستم
2. امكان تعريف انواع يادآوري‌هاي متنوع و دلخواه در بازه‌هاي زماني مختلف (ساعتي، روزانه، هفتگي، ماهانه و سالانه(

۸. داشبورد مدیریتی و گزارشات عملیاتی

مزایا:

1. کمک به مدیران جهت تصمیم گیری در شرایط خاص
2. کمک به کنترل و نظارت بر عملکرد پرسنل و واحدهای سازمان
3. شناسایی نقاط ضعف و قوت سازمان
4. نظارت سریع،دقیق و روشن بر اهداف ،پروژه ها و فرآیندهای کاری سازمان

امکانات:

1. نمودار نمایش بودجه تعيين شده و انحرافات در هر پروژه
2. نمودار وضعیت برنامه ها و پروژه های مربوط به برنامه
3. گزارش پرونده پیمانکاران و مشاوران پروژه های برنامه
4. گزارش جامع فعالیت های مربوط به هر پروژه و میزان پیشرفت مراحل انجام آن
5. گزارش از عملکرد پرسنل و مقایسه آن
6. گزارش از تاریخ های موثر در یک بازه زمانی خاص
7. امکان ساخت گزارش های تخصصی و مورد نیاز
8. خروجی کلیه گزارشات با فرمت Excel-PDF- BMP- TIFF- JPEG- GIF
9. گزارش ریسک ها
10. گزارش مشکلات
11. گزارش عملکرد پیمانکاران  مشاوران
12. گزارش جامع وظایف
13. گزارش جامع اطلاعات پروژه ها
14. گزارش پیشرفت هر پروژه
15. گزارش جلسات و میزان تحقق مصوبات جلسات
16. ….