هوش سازماني( OI)

همانگونه كه دردنياي انساني ودرحيات پرتلاطم بشري انسانهائي موفق وكارا خواهند بود كه داراي هوشي سرشاروبهره مند ازدرجه هوشي بالا باشند. بي ترديد اين انسانهابا بهره گيري ازهوش خدا دادي خودخواهندتوانست برمسائل  ومشاكل زندگي خود فائق آيند. قطعا دردنياي سازماني نيز وضع به همينگونه خواهدبود ،بخصوص اينكه درعصرحاضرهرچه زمان به جلوتر مي رودبا توجه به پيشرفت علوم وفنون وپيدايش نيازها وچالشهاي جديد ، سازمانها نيز پيچيده تر واداره آنها نيزمشكل تر مي شود.

اين معنا زماني پر اهميت خواهد شدكه بپذيريم درهرسازمان امروزي علاوه برمنبع عظيم وخلاق انساني هوشمند ، تکنولوژی های هوشمندي نيز درفرآيند عملكردسازمانها نقش مؤثري ايفا مي كنند.هوش سازمانی ترکیبی از تمام مهارت های مورد نیاز و استفاده شده توسط سازمان می باشد. این مهارت ها هستند که به تغییرات منتهی می شوند ، در عمل و عکس العمل سریع می شوند ، انعطاف پذیر و راحت بودن را شامل می شوند ،  قادر به استفاده از تخیل می باشند.

استفاده از مهارت های ذکر شده نیاز به ساختار مناسب و عملکرد سازمان ، مدیریت موثر و استفاده از منابع انسانی ، عوامل عاطفی ، تکنولوژی ، دانش و یادگیری و توانایی سازمان را در پی دارد. با این حال ، پیشرفت سریع تکنولوژی در قرن بیست و یکم در برقراری ارتباط شناختی ، نتایجی که از طریق انجام مطالعات در زمینه های علمی مانند تدریس و یادگیری به اجرا درآمده  موجب شده است تا بحث ها بالا بگیرد.روانشناسان هوش را به عنوان توانایی عملکرد موثر در زندگی تعریف کرده اند.

مردمان هوشمند کسانی هستند که به کسب دانش و مهارت ماحصل تجربه برای مدیریت کارآمد و وظایف زندگی روزمره سوق داده می شوند. یکی از جنبه های بسیار مهم هوش پذیرفتن تغییرات پویای جهانی ، تغییر محیط زیست ، مهارت ها و دانش حاصل از تجارب گذشته که غیر قابل انکار و چالش انگیز می باشد.

اطلاعات موثر شامل استفاده از سیستم های موجود در یادگیری ،  گسترش ، ارتقاء دانش موجود ، تجزیه و تحلیل شرایط جدید ، توسعه شرایط جدید و راه حل هایی که برای کمک به ارتقای سطح کیفی محیط انجام می شود.سازمانها نیز باید همان کارهایی که موثر می باشد و برای تغییر محیط سازمانی اثربخش می باشد را انجام دهند. آنها باید سیستم ها و داده های داخلی را بر اساس تجربیات گذشته ادامه دهند ولی باید به اندازه کافی حساس به محیطهای متغیر و قابل انعطاف برای توسعه سیستمها و دانش جدید برای کنار آمدن با این تغییرات باشند.بنابراين هوش سازماني درسازمانهاي پيچيده امروزي برآيند وتركيبي از دو هوش فعال انساني وهوش مصنوعي ماشيني خواهد بودكه بي ترديد مديران سازمانها براي پويائي وافزايش كارائي سازمان خود  راهي جز بهره گيري از اين دو جريان هوشمند نخواهند داشت . هوش! هوش آنها؟ چقدر؟ چگونه؟ چرا؟ هوش یک مفهوم مبهم است که در بسیاری از زمینه ها سعی در تعریف آن شده است. برخی از تعاریف بدین شرح می باشد. برخی از مربیان هوش را توانایی یادگیری تعریف کرده اند.

برخی از زیست شناسان ، توانایی  تطبیق خود با محیط زیست را هوش نامیدند. برخی از روانشناسان توانایی اطلاعاتی برای رسیدن به هدف مورد نظر از طریق استدلال را عامل هوش برشمردند. برخی از والدین تصور می کنند که هوش مختص فرزندان آنها می باشد.  برخی از مدیران هوش را به عنوان یک جلوه با کیفیت و شخصیتی است که به آنها داده می شود و همچنین تصور اینکه مدیران دیگر از آن بی بهره می باشند.

تي ماتسودا (T. Matsuda  ) ژاپني يكي از پديدآورندگان نظريه هوش سازمانيOI  ، هوش سازماني را تركيبي ازدو عامل هوش انساني وهوش ماشيني مي داند. مدل هوش سازماني كه ماتسودا معرفي مي كند باعث يكپارچگي پردازش دانش انسان و دانش بر پايه ماشين در توانايي حل مسئله مي شود.بر خلاف خيلي ها ماتسودا تاكيد مي كند هوش ماشيني يك بخش يكپارچه از هوش يك سازمان است.از نظر وي كار سازماني كه در واقع يك كار گروهي و تعاوني مي باشد هم شامل عامل حل مسئله  انساني مي باشد و هم شامل عامل حل مسئله  ماشيني.از نظر ماتسودا هوش سازماني، بطور كلي مجموعه توانايي هاي ذهني يك سازمان تعريف مي شود. بنابراين هوش سازماني ماتسودا داراي دو جزء است.

هوش سازماني به عنوان يك فرآيند و هوش سازماني به عنوان يك محصول.هوش سازماني به عنوان يك فرآيند، تجزيه و تحليل تئوريك يك سازمان را با مجموعه اي از فرآيندهاي فرعي  فراهم مي سازد و هوش سازماني به عنوان يك محصول خط مشي تركيبي و طرح و راهنماييهايي جهت طراحي سيستم اطلاعاتي براي سازمان تهيه مي كند.البته اين دو جزء از يكديگر منفك نبوده و به عنوان دو عامل وابسته به يكديگر در سازمان عمل مي كنند.از سويي ديگر كارل آلبرشت(Carl Albresht) نويسنده و طراح هوش سازماني OI، هوش سازماني را اينگونه تعريف مي كند:”ظرفيت قوه ي ذهني سازمان براي انجام وظيفه يا يك اقدام مهم”از نظر آلبرشت هوش سازماني داراي هفت بعد است:1-    تصور استراتژيك

2- سرنوشت مشترك

3 – حرص و ولع  براي تغيير

4- روح يا قلب

5- صف بندي و تجانس(سيستم ها، ساختار و قوانين)

6- گسترش دانش

7- فشار عملكرد

او مي گويد سازماني كه در جهت پتانسيل نهايي خويش در حركت است براي يك توسعه ي همه جانبه بايد بطور مداوم در هر هفت بعد كليدي پيشرفت كند. آلبرشت براي استفاده ي درست از هوش سازماني سه گام اساسي توصيه مي كند.گام اول): آغاز انديشيدن مديران:بهترين راه براي رهبران ارشد يك سازمان انديشيدن و صحبت كردن درباره ي اقدام مهم به عنوان عمل يا عمليات با هوش مي باشد. هميشه بايد اين سؤال توسط رهبران مطرح شود كه چگونه هوشمندانه تر عمل كنيم؟گام دوم): دادن قدرت و اختيار فكر كردن به كاركنان:وقتي كه پايين ترين و ساده ترين كارگر يا كارمند يك سازمان باور كند كه ايده ها، تجارب، بينش، و افكار و پيشنهادات او مورد توجه قرار مي گيرد تحسين مي شود و اين مسئله باعث مي شود كه قدرت ذهني فرد آزاد گردد و موجب خلاقيت و ابتكار كاركنان بشود.گام سوم): تهاجم بي وقفه و سيستماتيك به سمت علل جهالت و ناداني دسته جمعي:از جمله عوامل و عللي كه موجب جهالت و ركود خلاقيت و ابتكار كاركنان در سازمان مي گردد عبارتند از:

1-ساختار سازماني كه باعث ايجاد شكافهايي بين بخش ها و دسته هاي سازماني مي شود

2-سياست ها، قوانين و مقرراتي كه با فرآيند ارزش ها مغايرت دارد

3-مديران بي رقيب، بي تاثير و غير پويا

4-رفتار هاي فرامديريتي كه افراد سازمان را بي انگيزه مي كند.

5-رفتارهاي نا عادلانه كه اخلاق و مفهوم سرنوشت مشترك را تخريب مي كند.

هوش سازمانی چیست؟

هوش سازمانی (OI) به معنای کسب دانش و اطلاعات جامع از همه عواملی که بر سازمان تاثیر می گذارد. منظور از همه عوامل یعنی اطلاعاتی که از مشتریان، ارباب رجوع ، رقبا، محیط اقتصادی ، محیط فرهنگی ، فرایندهای سازمانی (مالی ، اداری ، حفاظتی ، تولیدی ، منابع انسانی ، بودجه و…) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان می‌گذارد هوش سازمانی است.

هوش سازمانی شما را برای تصمیم‌گیری در همه عوامل موثر بر سازمان و شرکت‌ها توانمند می‌سازد.هر کارمند می‌تواند وظیفه اش را به نحو احسن انجام دهد، اگر تصمیم‌گیری‌ها در سازمان‌ها بر مبنای اطلاعات واقعی باشد تا بر مبنای حدسیات و یا اینکه چگونه در گذشته آن کار را انجام می‌داده‌اند، کارها به درستی پیش نخواهد رفت. در این باره نیاز به مستندات است، مستندات از همه عوامل یک سازمان، مجموع این مستندات و آمارها است که مانع از سعی و خطا می‌گردد. وعده ای که هوش سازمانی به شما می دهد یعنی وعده دسترسی فوری به همه دادهای موجود در شرکت و سازمان شما با داشبوردهای دیجیتالی و شاخص‌های عملکرد موردنیاز تا سازمان خود را اداره کنید. چه اتفاقی رخ می‌داد اگر می‌توانستید بی‌نهایت کاوش در اجزا در داده‌های موجود و از منظرهای متفاوت (Slice & Dice به عمل تجزیه اطلاعات به بخش‌های کوچک‌تر و نمایش آن از منظرهای متفاوت برای درک بهتر در تصمیم‌گیری‌ها گفته می‌شود.) می‌نمودید بدون اینکه لازم باشد بدانید از چه سیستمی تا سطح Transaction (تراکنش‌ها)، این داده‌ها می‌آیند کارتان را بهتر انجام می‌دادید؟هوش سازمانی به همه شرکت‌ها کمک می‌کند تا از طریق گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها، عملکرد اثربخش و مطمئن بدون دردسر اضافی و هزینه‌های اجرائی زیاد و سعی و خطا بدست آورند.

متاسفانه هنگامی که این سیستم‌ها، تراکنش‌ها و تعاملات داده‌ها را خوب اجرا می‌کنند، در برابر گزارش‌گیری تحلیل و دسترسی به داده‌ها کم می‌آورند، بهبود و قابلیت‌های تحلیل و گزارش‌گیری شرکت‌ها جزء اولویت‌های مدیران ارشد مالی Chief Financial Officer (CFO) در سال 2005 قرار گرفت. OI وعده بزرگ و عجیبی را به رهبران شرکت‌ها می‌دهددسترسی فوری به همه اطلاعات، که در فرمت قابل استفاده به آن نیاز دارید. نه تنها افراد و کارمندان سازمان IT بلکه همه مدیران و تصمیم‌گیران، می‌توانند از آن استفاده کنند. اغلب بسیاری از افراد فکر می‌کنند که این وعده عملی نخواهد شد آیا واقعا اینطور است؟ چرا هوش سازمانی؟امروزه با اطمینان کامل می‌توان ادعا کرد که استفاده از راه‌حل OI می‌تواند قدرت رقابت‌پذیری یک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمان‌ها را متمایز نماید. این راه‌حل این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد تا با بکارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشرو بودن بهره‌برداری نمایند. این راه امکان درک بهتر تقاضاها و نیازمندی‌های مشتریان (ارباب رجوع) و مدیریت ارتباط با آنان را میسر می‌سازد. این راه‌حل این امکان را به سازمان ها می‌دهد تا بتواند تغییرات مثبت یا منفی را حس کنند. امروزه سازمان‌های پیشتاز صحبت از ERP و CRM و… نمی‌کنند، رویکرد سازمان‌ها به سمت OI است. آنها به دنبال بهینه‌سازی فرآیندها از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیرمجموعه‌های وابسته به خود می‌باشند.

امروزه افزایش کارایی عملکرد آنچه که سرمایه‌گذاری شده، اهمیت بیشتری پیدا کرده است.در یک دهه گذشته بسیاری از سازمان‌ها سرمایه‌گذاری‌های بسیاری را روی تکنولوژی اطلاعات اعم از نرم‌افزار و سخت‌افزار کرده‌اند. در اقتصاد امروزه که هزینه‌ها باید کاهش یابد، سازمان‌ها و شرکت‌ها از خود می‌پرسند: «چه مقدار تا کنون برای تکنولوژی سرمایه‌گذاری کرده‌ایم؟» و اینکه «از این سرمایه‌گذاری چه سودی برده‌ایم؟» امروزه در کشورهای پیشرو و توسعه یافته سرمایه‌گذاری در OI در حال افزایش است. تحقیقات فارستر در سال 2003 از 877 سازمان (کوچک و بزرگ) و تصمیم‌گیرندگان در حوزه IT نشان می‌دهد که از رشد سرمایه‌گذاری 9/1% در زمینه IT برخوردارند ولی 45% آنها نیاز به خرید ابزارهای OI را دریافته‌اند و برای آن اقدام می‌کنند. چرا؟ دو دلیل عمده وجود دارد که چرا صنایع و سازمان‌ها به OI علاقه‌مند شده‌اند. اول عصر اطلاعات، دوم مسائل اقتصادی. در عصر اطلاعات، کسی که اطلاعات دارد، دارای قدرت است.

هر سازمان و شرکتی که از این قدرت برخوردار باشد در صنعت و حرفه خود در مقایسه با رقبای خود متمایز و ممتاز می‌شود. سازمان‌ها و شرکت‌ها، امروزه با سرعت حرکت و تغییر می‌کنند. اخذ اطلاعات صحیح در زمان صحیح اساس و پایه این سازمان‌ها است. دلیل دیگر استفاده از OI اقتصاد است. بقای سازمان‌ها و شرکت‌ها در توفان اقتصاد رقابتی امروز بر دو محدوده متمرکز شده است. کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمدهادر سازمانی که OI در آن بکار گرفته می‌شود، مدیران می‌توانند اطلاعات هزینه‌ها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند که هزینه‌ها چه هستند و تصمیم‌هایی برای کاهش و حذف آنها بگیرند. تغییرات آینده را پیش‌بینی کنند و برای مسائل خود راه‌حلی مناسب داشته باشند. بمنظور افزایش درآمد، شرکت‌ها باید علاوه بر افزایش فروش خود، مثلا مشتریان فعلی خود را حفظ کنند. حفظ مشتریان اغلب کاری بسیار پسندیده است. اما باید بدانیم اغلب کدام مشتری سود بیشتری عاید می‌کند. معمولا 20% از مشتریان 80% سود شرکت را تامین می‌کنند.

شرکت‌ها باید ابتدا مشتریانی که سود بیشتری را عاید می‌سازند، حفظ نمایند. باید بدانید OI کاربرد بسیاری در این بخش نیز دارد. گام بعدی تجزیه و تحلیل رفتار بازار، فروش و مشتریان پرسودده هستند. این دانش به مدیران کمک می‌کند تا چگونه مشتریان خود را مدیریت نمایند. برای جلب نظر مشتریان ممکن است پارامترهای کانال‌های هزینه‌ای، فروش عمده به مشتریان و یا تغییر در حاشیه سود و… مدنظر قرار گیرد. نکته مهم اینست که رفتارها با مشتریان یکسان نیست و هر مشتری یا گروهی از مشتریان روابط خاص خود را خواهند داشت.

سرانجام، اینکه علاوه بر مشخصه‌های اطلاعاتی فوق سایر اطلاعات مدیریتی برای تصمیم‌گیری در سازمان‌ها نیز وجود دارد که نیاز به تحیلی برای تصمیم‌گیری دارد، مثل اطلاعاتی در حوزه ماموریت اصلی سازمان و یا شرکت، اطلاعات منابع انسانی، اطلاعات تولید و ساخت، اطلاعات خدمات ارائه شده و … تکنولوژی OI راه‌حلی برای بکارگیری این اطلاعات و ایجاد هوشمندی در مدیران می‌باشد که آگاهانه تصمیم‌گیری نمایند و تصمیم آنان مبنی بر واقعیات و درک آگاهانه آنان از تغییرات فعلی و آتی و استفاده از سوابق در سازمان باشد.فرآیند OI در سازمان‌ها و شرکت‌هافرآیند OI در سازمان‌ها و شرکت‌ها یک فرآیند پویا و تعاملی است. این فرآیند با یک سوال شروع می‌گردد و پاسخ‌های سئوالات در یک حلقه تکرار فراهم می‌شود. این پاسخ‌ها امکان تصمیم‌گیری برای مدیران را فراهم می‌کند.برنامه‌ریزی و هدایتمرحله برنامه‌ریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیند OI عمل می‌کند. در شروع متعاقب درخواست‌های مدیران تصمیم‌گیر و سئوالات از سیستم با فرمول کردن سئوالات، برنامه‌ریزی برای پاسخ به سئوالات شروع خواهد شد.

مرحله اخذ اطلاعات از پایگاه اطلاعاتیدر این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاه‌های اطلاعاتی ( منابع اطلاعاتی) جمع‌آوری خواهند شد. داده‌های جمع‌آوری شده از داده‌های خام هستند و آگاهی یا دانشی را به استفاده‌کننده اضافه نخواهند کرد. این داده‌ها می‌بایست پردازش و پالایش شوند در غیر اینصورت هیچ نقطه روشنی در آنها دیده نمی‌شود.پردازش اطلاعاتدر این مرحله داده‌های جمع‌آوری شده مجتمع خواهند شد، روابط بین آنها شناسایی و آنالیز شده و در نهایت قابل استفاده خواهند گردید. این مرحله شامل مراحل استخراج اطلاعات، تبدیل اطلاعات و بارگذاری اطلاعات (Load) می‌شود.آنالیز و تولید اطلاعاتدر این مرحله با استفاده از تکنیک‌های پیشرفته از داده‌های مجتمع شده، هوشمندی ایجاد می‌گردد.

سیستم در انتهای این مرحله پاسخ هوشمندانه‌ای به سئوالات مدیران خواهد داد. این پاسخ در قالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر می‌گردد و امکان تغییر سئوال و یا بررسی موضوع از زوایای دیگر منجر به تکرار چرخه فرآیند فوق خواهد شد.خلاصه و جمع بندیدر شرایط فعلی در پاسخ به نیاز مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها، ضرورت ایجاد یک پلات‌فرم هوش سازمانی وجود دارد.

این سازمان‌ها و شرکت‌ها با استفاده از نرم‌افزارهای طراحی شده بر پایه OI می‌توانند اثربخشی استفاده از ساختارهای اطلاعاتی موجود را در راستای اهداف خود افزایش دهند و اطلاعات از حالت عملیاتی و محدود شدن به استفاده در لایه‌های اجرایی سازمان برای استفاده مدیران سازمان توسعه یابند. این ابزارها می‌توانند برای همه اطلاعات و داده‌های تولید شده در سازمان مورد بهره‌برداری قرار گیرند. این موضوع را باید بدانید که ابزارهای گزارش‌گیری از کارآیی لازم برای مدیران برخوردار نیستند. این ابزارها معمولا در محدوده سیستم‌های عملیاتی بکار گرفته می‌شوند و مدیران استفاده مؤثری از آن نخواهند کرد. استقرار پلات‌فرم هوش سازمانی (OI) در شرکت‌ها و سازمان‌ها و استفاده از یک ابزار قوی راه‌حل ضروری برای آنها است.