مديريت اطلاعات

مقدمه

امروزه به طور مداوم با گسترش فعاليتها و كاهش منابع ـ اعم از مالي، انساني و زماني ـ روبه‌رو هستيم. تلاش براي دستيابي به نتايج با كيفيت، با صرف هزينه و زمان كمتر، از آرزوهاي ديرينه بشر بوده و در ادوار مختلف، بخشي از نيرو و انديشه انسان را به خود اختصاص داده است. فعاليتهاي كتابداري و اطلاع‌رساني نيز از اين قاعده مستثنا نيستند. حوزه كتابداري و اطلاع‌رساني به دليل درگيربودن با اطلاعات، ناخودآگاه داراي حوزه گسترده­اي شده است. دليل اين امر هم، توليد روزافزون اطلاعات در شكلها و قالبهاي گوناگون و فراوان است، به گونه­اي كه براي توصيف اين موقعيت واژه «انفجار اطلاعات» ابداع و كاربرد يافته است. بنابراين، روشها و فنوني بايد به كار گرفته شود تا اطلاعات و در پي آن دانش به گونه اي موثر و مفيد مديريت شود.

مديريت اطلاعات طيف وسيعي از حوزه هاي مختلف اعم از توسعه منابع انساني، مالكيت فكري، اداره كتابخانه ها، ذخيره، سازماندهي، اشاعه و مصرف اطلاعات را در بر مي گيرد. گسترش استفاده از رايانه ها و به وجود آمدن شبكه هاي اطلاع رساني، چشم انداز جديدي را فرا راه مديريت جديد گشوده و وظايف اين حوزه از علم اطلاع رساني و كتابداري را خطيرتر كرده است.

با آغاز پيدايش و توسعه فن آوري هاي اطلاعاتي، مديريت اطلاعات نيز دچار دگرگوني بنيادي شده و اغلب كشورها در برنامه ريزي هاي صنعتي، اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي به اين عرصه توجه زياد كرده اند.

اطلاعات چيست؟

دانشنامه كتابداري و اطلاع رساني اطلاعات را اين گونه تعريف مي كند:

1.حقيقت يا مفهومي كه از طريق رسانه هاي اطلاعاتي ارائه مي شود.

2. اجزا و عناصر اصلي هر نظام كنترل شده

يكي از خصوصيات جهان معاصر، گرايش به دانش و اطلاعات است. علت اين توجه، تمايل بسيار گسترده و فراگيري است كه در زمينه هاي مختلف علوم و فنون از سوي مسوولان برنامه ريزي و سياستگذران صورت مي گيرد. نقش مهم اطلاعات را مي توان در زمينه هاي وسيعي از فعاليتهاي حياتي بشر جستجو كرد. كاربردهاي شناخته شده اطلاعات عبارتند از : كمك به رشد دانش و خرد، تصميم گيري و مديريت، تحقيق و توسعه، توليد و صنعت، آموزش و پرورش و تاليف و نوشتن. پيشرفت انسان در نتيجه وجود آگاهي از دانش به دست آمده در گذشته ممكن گرديده است. اساس و پايه دانش، اطلاعات است. اطلاعات نتيجه يك پاسخ معني دار به يك انگيزه است كه با گذشت زمان تلفيق، تركيب و دسته بندي شده و تبديل به دانش خاصي مي گردد.

امروزه اطلاعات را جزء ذخاير ملي به حساب آورده و فعاليتهاي مربوط به آن را پشتوانه هر گونه برنامه ريزي، سياستگذاري، مديريت و شرط اساسي رشد و توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي مي دانند.

توليد اطلاعات

انسان امروزي در عصري به سر مي برد كه اطلاعات يكي از كليدي ترين عناصر آن محسوب مي شود و توليد و مصرف اطلاعات علمي در آن يكي از شاخص هاي رشد و توسعه يافتگي تلقي مي شود. اهميت توليد اطلاعات و نقش آن در توسعه پايدار، موجب شده است كه فعاليتهاي علمي و پژوهشي كه به توليد اطلاعات منجر مي شود در چند دهه اخير بيشتر مورد مطالعه قرار گيرند و ايجاد رشته اي به نام علم سنجي در دهه هفتاد ميلادي نيز مويد اين مطلب است.  علم سنجي به ارزيابي فعاليتها و توليدات علمي مي پردازد و نتايج آن مي تواند معرف وضعيت فعاليتهاي علمي ـ پژوهشي جوامع مختلف باشد. رايج ترين شيوه در اين علم  براي سنجش ميزان توليد اطلاعات، بررسي نمايه نامه ها و چكيده نامه هاي بين المللي است. با اندازه گيري و تجزيه ئ تحليل مدارك چكيده شده در  اين پايگاهها، نه تنها ميزان توليد اطلاعات هر كشور مشخص مي شود، بلكه امكاني براي مقايسه توليدات علمي و اطلاعاتي كشورهاي مختلف نيز فراهم مي گردد.

مديريت اطلاعات

دايره المعارف بين المللي كتابداري و اطلاع رساني، مديريت اطلاعات را چنين تعريف       مي كند: به كارگيري اصول مديريت براي فراهم آوري، سازماندهي، كنترل، اشاعه و كاربرد اطلاعات به منظور اجراي موثر و كارآمد در سازمانها و موسسات.

مديريت اطلاعات با ارزش، كيفيت، مالكيت، استفاده و امنيت اطلاعات در مورد عملكرد سازمانها و نهادها سر و كار دارد. اين اصطلاح داراي تعابير مختلف در سازمانها و حوزه هاي مختلف است. در علوم رايانه اي به عنوان مديريت فن آوري اطلاعات و گاهي مترادف با آن به كار برده     مي شود. گاهي از آن به عنوان مديريت داده ها و يا مديريت پايگاههاي اطلاعاتي و غيره ياد  مي كنند.

مديريت اطلاعات كليه فرايندهاي اطلاع رساني اعم از دريافت، ذخيره سازي، اشاعه و فن آوري را در بر مي گيرد، لكن مديريت منابع اطلاعاتي بيشتر ناظر بر منابع مكتوب و به اصطلاح كاغذي است.

مديريت اطلاعات فرايند گردآوري، سازماندهي، آمايش و در دسترس قرار دادن اطلاعات به نحو مناسب، با استفاده از فناوري اطلاعات به عنوان واسطه بين توليد كنندگان و كاربران اطلاعات ، به منظور غلبه بر حجم روزافزون و بلبشوي اطلاعات و اتخاذ راهكارهايي براي استخراج اطلاعات مفيد و سازماندهي شده است. مديريت اطلاعات اعمال كنترل ماهرانه بر گردآوري، سازماندهي، ذخيره، ايمني سازي، بازيابي و اشاعه اطلاعات و منابع اطلاعاتي لازم براي تضمين موفقيت كاري يك سازمان، كارگزار، موسسه و … است كه شامل دبيزش، مديريت اسناد و زيرساختهاي فني      مي شود.

مبناي اصلي كار كتابداري و اطلاع‌رساني، مديريت اطلاعات است. كاركرد مديريت اطلاعات به طور بالقوه مي‌تواند حداكثر ارزش افزوده را براي نظامهاي اطلاعاتي ايجاد كند . مديريت اطلاعات به عنوان توانايي كلي يك سازمان در مورد ايجاد، حفظ، بازيابي و قابل دسترس ساختن فوري اطلاعات درست، در مكان و زمان مناسب و در دست افراد شايسته با كمترين هزينه براي به كارگيري در تصميم‌گيري، توصيف شده است.

پيشينه كاربرد اصطلاح مديريت اطلاعات

كاربرد اين اصطلاح، ابتدا، از اواسط دهه 1970 آغاز شد. دليل استفاده از آن در نتيجه تحقيقي بود كه كمسيون ملي آمريكا به منظور كاهش كاغذ سالاري و استفاده از كاغذ انجام داده بود كه به كاهش هزينه هاي سازمانها و موسسات مي انجاميد.

از اين اصطلاح در انگلستان بيشتر به منظور بازاريابي و يا اقتصاد اطلاعات استفاده مي شد. در سال 1983 گروهي از متخصصان اطلاع رساني گزارشي را تحت عنوان تجاري كردن اطلاعات منتشر كردند كه بر ايجاد فرصتهاي اقتصادي و اشتغال در بخش اقتصاد تاكيد مي ورزيد. در سالهاي 1990، اصطلاح اطلاعات تجاري به طور گسترده اي در بخش هاي مختلف اقتصادي به كار برده مي شد.

چند حوزه به توسعه و بسط مديريت اطلاعات كمك كرد. اولين حوزه اطلاع رساني و كتابداري بود كه شامل فراهم آوري، نگاهداري، سازماندهي، آرشيو و مديريت اسناد و غيره بود. در اين حوزه بكارگيري فنون و اصول مديريت مي توانست در ارتقاي كيفي اطلاعات و اطلاع رساني، كمك نمايد.

مسئله دوم بكارگيري گسترده فناوري اطلاعات به منظور تسهيل در امر اطلاع رساني بود. استفاده از فناوري مسئله هزينه ـ فايده را در خدمات مطرح كرده و باعث شد تا خدمات اطلاع رساني كه در گذشته به شكل پنهان و ارزان به آحاد جامعه ارائه مي شد، به گونه اي اقتصادي مطرح شود. رايانه و ساير فناوري هاي اطلاعاتي، چشم انداز جديدي را فرا را ه مديريت اطلاعات گشود و اين خدمات به شكل فراگير و جامع تري ارائه شد. مسائلي همچون برنامه ريزي استراتژيك، تجزيه و تحليل خدمات، مديريت منابع، اقتصاد اطلاعات و بازاريابي به گونه اي موشكافانه مورد بررسي قرار گرفت.

مديريت جديد و آينده نهادهاي اطلاعاتي

رايانه و فناوريهاي جانبي در كتابخانه ها براي سرعت و سهولت كار كاركنان به منظور صرفه جويي در وقت، كاهش تعداد كارمندان و ارائه اطلاعات حرفه اي به كار گرفته مي شوند. اما علي رغم تسهيلاتي كه فناوريهاي جديد به بار آورده اند، كاركنان نهادهاي اطلاعاتي را با مشكلات جديدي مواجه كرده اند.

لنكستر معتقد است كه تمايلات و گرايشهاي كتابداران و اطلاع رسانان در مديريت جديد از سه مرحله گذشته است: مقاومت و عدم اعتماد به فناوري كه بيشتر به دليل  وحشت از بيكار شدن آنان مي باشد؛ شيفتگي و اشتياق زياد به فناوري و بالاخره واقع گرايي.

فناوري جديد بر استفاده از پايگاههاي اطلاعاتي و ارتباطات راه دور تاثير مهمي گذاشته است؛ تحولاتي كه در فراهم آوري، گردش مواد، فهرست برگه ها، امانت ميان مراكز اطلاعاتي و اشاعه اطلاعات به وجود آمده، همگي حكايت از تاثير بلا منازع فناوري اطلاعاتي بر مديريت جديد دارد. يكي از مشكلاتي كه نهادها اطلاعاتي در آينده با آن مواجه خواهند بود مغشوش بودن  وظايف يا فعاليتهاي آنهاست. آيا كتابخانه ها در آينده فقط به عنوان مراكز تبديل يا واسطه اطلاعاتي عمل خواهند كرد و يا مراكزي خواهند بود كه خود نيز به امر فراهم آوري و نگه داشت و اشاعه اطلاعات خواهند پرداخت؟

گروهي از متخصصان اطلاع رساني بر اين عقيده اند كه با توسعه و رشد روزافزون شبكه هاي اطلاعاتي جايي براي كتابخانه به عنوان يك نهاد باقي نخواهد ماند. اما گروهي ديگر معتقدند كه كتابداران و اطلاع رسانان براي بقاي خود مي بايد مفسران اطلاعات و يا مهندسان دانش باشند تا اينكه صرفا به عنوان واسطه عمل كنند. به عبارت ديگر آنها به جاي استفاده از نظامهاي اطلاعاتي كه ديگران به وجود آورده اند، خود طراحي و راه اندازي آن را به عهده خواهند داشت.

منابع :

حاجي زين العابديني ، محسن (1384) ” مهندسي ارزش در كتابداري و اطلاع رساني با تاكيد بر مديريت اطلاعات” فصلنامه كتابداري و اطلاع رساني،  شماره چهارم،  جلد 9،  قابل دسترسي در:

http://www.aqlibrary.ir/index.php?module=TWArticles&file=index&func=view_pubarticles&did=116&pid=10

دهقان ، شيرين (1384) “توليد اطلاعات كتابداري و اطلاع رساني در ايران، تركيه، عربستان، مصر”، فصلنامه كتابداري و اطلاع رساني، شماره اول ، جلد 10

سلطاني، پوري و راستين، فروردين (1388)، دانشنامه كتابداري و اطلاع رساني ، تهران: فرهنگ معاصر، 1388 ص 20

شاه شجاعي، علي (1377) ، “مديريت اطلاعات و انتقال فن آوري هاي اطلاع رساني در عصر فرا صنعتي” ، فصلنامه كتاب .

مختاري، حيدر (1383)” از داده تا دانش و از مديريت داده تا مديريت دانش: مروري بر متون “، فصلنامه كتاب،  شماره 59

مهدوي، محمد نقي(1379)، تكنولوژي اطلاعات و اطلاعات تكنولوژي، تهران: چاپار، ص20.