نمایشگر(داشبورد) مدیریت

امروزه در دنیای پرتلاطم تجارت، سازمان ها می کوشند تا برای رسیدن به اهداف خود، با تدوین استراتژی صحیح، انجام عملکردهای پربازده و مشتری مداری، گوی سبقت را از یکدیگر بربایند. نمایشگرهای (داشبوردها) مدیریتی، سیستم های نرم افزاری نوینی هستند که در زمینه غنی سازی هرچه بیشتر به سازمان ها در رسیدن به اهداف خود با استفاده از اطلاعات و تجزیه و تحلیل آنها کمک می کنند. این سیستم ها به مدیران امکان می دهند تا با تعریف، نظارت و تحلیل شاخص های کلیدی عملکرد، از طریق ایجاد تراز لازم اهداف و و فعالیت ها، نمایان سازی تمامی فعالیت های سازمان و محیط نمایش مشترک اهداف و فعالیت ها اقدام به تصمیم سازی درست و کارامد کنند.

واژه داشبورد، صفحه کنترل روبه روی راننده را به ذهن متبادر می سازد که شامل شاخص ها، قسمت های مختلف و وسایل کنترل بوده و زیبایی آن در کارکرد سیستم های تعبیه شده در آن نهفته است.

داشبورد وسایل نقلیه، اکثر داده های مورد نیاز راننده را در دید او قرار می دهد تا بتواند با یک نگاه داده های مورد نیاز را تحلیل کرده و واکنش بموقع را انجام دهد. در واقع داشبورد روشی آسان و راحت در ارائه شاخص های لازم برای تصمیم گیری های ضروری به هنگام رانندگی است.

● نمایشگر چیست و چرا در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد؟

واژه نمایشگر یا داشبورد، از صفحه کنترل ادوات هواپیما یا خودرو الهام گرفته شده و هدف اصلی از آن، در مورد خودرو، هواپیما و سازمان، یکی است: مشاهده اطلاعات مورد نیاز و هدایت یک سیستم پیچیده. به جرئت می توان ادعا کرد که هدایت سازمان های کنونی در محیط های پیچیده رقابتی، به مراتب پیچیده تر از هدایت یک هواپیماست. بنابراین، مدیران برای اجرای مأموریت سازمان و حرکت در راه آرمان های آن، به وسایلی نیاز دارند تا نمایانگر جنبه های مختلف عملکرد سازمان و کمک به هدایت آن باشند. یکی از قوانین مدیریت این است که «شما نمی توانید چیزی را که قابل اندازه گیری نیست، بخوبی مدیریت کنید» به همین منوال، می توان اذعان داشت که نمی توان آنچه را که قابل مشاهده و دیدن نیست، مدیریت کرد. این درست همان جایی است که بحث استفاده از نمایشگر های سازمانی، ضرورت می یابد. این سیستم های سازمانی که مفهومی جدید در مدیریت اطلاعات ارائه داده اند، ابزار دیداری داده هایی حیاتی هستند که مجموعه ای انبوه از تحلیل های مربوط به فرایندهای مدیریتی را در زمینه های مورد نیاز، به مدیران و کارکنان ذیربط افراد ارائه می دهند.

● نمایشگر عملکردی مدیریتی

این نمایشگر، نوعی سیستم اطلاعاتی اجرایی است که معیارهای مالی و غیرمالی را به عنوان شاخص های پیاده سازی موفق استراتژی، جمع آوری می کند. شرکت های فرانسوی، افزون بر دو دهه است که مفهوم نمایشگر عملکردی را به کار می برند. آنها نمایشگر شاخص های کلیدی موفقیت سازمان را ایجاد کرده و به کار گرفته اند و آن را تابلوی نمایش می نامند. تابلوی نمایش، به کارکنان سازمان کمک می کند تا نتایج اجراهای آزمایشی را با به کارگیری معیارهایی کلیدی، مورد سنجش قرار دهند. بسیاری از نمایشگرها، شاخص های محدودی را نمایش می دهند که از طریق وزن دهی دیگر معیارها به دست آمده اند. به بیانی ساده، نمایشگر نوعی واسط کامپیوتری غنی از نمودارها، گزارش ها، شاخص های دیداری و مکانیزم اخطار است که در نرم افزار پویا و اطلاعاتی مربوطه، یکپارچه شده اند. نمایش داده ها و یافته ها برای تمامی کارکنان سازمان و مدیران ارشد آن، روشی ساده در دسترسی به داده های به روز سازمان است و اطمینان لازم را از کسب اهداف و مطلع شدن از مشکلات بالقوه و واقعی سازمان را فراهم می کند.

کاربرد اصلی نمایشگرهای سازمانی، صرفاً گزارش دهی و گزارش گیری نیست. وظیفه اصلی آنها ارائه بهنگام اطلاعات مورد نیاز به افراد مربوطه با هدف مدیریت دانش و واکنش سریع در برابر تغییرات است. تصور کنید که داشبورد خودرو، گزارش جزئیات مقدار بنزین مصرف شده در هر روز یا هر ماه را نشان دهد. این گزارش، چندان مورد استفاده راننده قرار نمی گیرد زیرا کیفیت اطلاعات در زمان مناسب برای تصمیم گیری سریع، نادیده گرفته شده است. به جای آن، باید جزئیات کمیت کنونی بنزین یعنی مقدار بنزین موجود را نشان دهد زیرا کیفیت این اطلاعات برای تصمیم گیری سریع، مورد نیاز است.

با توجه به تعاریف موجود از نمایشگرها، نکته ای که به اشتباه در اذهان جای گرفته این است که نمایشگر تنها از سوی مدیران ارشد و به منظور ارائه اطلاعات جامع از عملکرد سازمان به آنها، مورد استفاده قرار می گیرد. این برداشت، کاملاً اشتباه است زیرا فناوری نمایشگر سازمانی به گونه ای است که می توان آن را در سطوح مختلف سازمان مستقر کرد. به این منظور، نمایشگرهای مختلفی تعریف شده اند که هدف نهایی تمامی آنها، ارائه سریع و بهنگام اطلاعات به مدیران و کارکنان سطوح مختلف سازمان، با هدف آگاهی از شرایط متغیر و اتخاذ تصمیمات صحیح با توجه به آنهاست

مراحل کلی طراحی و پیاده سازی سیستم نمایشگر، عبارتند از:

▪ فاز اول: شناسایی فرایندهای سازمان

▪ فاز دوم: تعریف شاخص های کلیدی عملکرد سازمان و واحدها (KPI)

▪ فاز سوم: طراحی سیستم نمایشگر مدیریت

▪ فاز چهارم: طراحی و پیاده سازی نرم افزار

● انواع نمایشگرهای سازمانی

نمایشگرهای سازمانی را می توان به ۶ دسته کلی ذیل تقسیم کرد:

۱) نمایشگرهای عملکرد سازمان: این نوع نمایشگرها، داده های بخش ها و امورهای مختلف سازمان را یکپارچه می کنند. این نمایشگرها دربرگیرنده تحلیل های مالی، شاخص های حیاتی عملکرد (kpi) سازمان، عملکردهای فروش و نظایر آنها هستند و دیدی جامع از عملکرد سازمان را ارائه می دهند. این نمایشگرها معمولاً برای مدیران ارشد، کاربرد بیشتری دارند.

۲) نمایشگرهای امورها و بخش ها: مدیران امورها و بخش های مختلف سازمان و نیز مدیران عملیاتی، نیازمند این نوع نمایشگرها هستند که مقیاس های عملکردی مربوط به آنها را نمایش می دهند. مثلاً، مدیر فروش با بهره گیری از نمایشگر مربوط به امور فروش، می تواند از میزان فروش واحد در مقایسه با سال پیش، تعداد مشتریان اضافه شده و از دست رفته و نظایر آنها مطلع شود. بنابراین، افزودن بر ۵۰ درصد از افراد سازمان، بیشتر به این نوع نمایشگرها که در سطوح مختلف سازمان استقرار یافته اند، دسترسی دارند.

۳) نمایشگرهای مشاهده فعالیت فرایند: از این نمایشگرها، برای مشاهده فرایندهای خاص سازمان یا فعالیت های گسترده نظیر امنیت ملی، کنترل بیماری و غیره استفاده می شود. این نمایشگرها با بهره گیری از تجهیزات دیداری و تحلیلی خود، به وقوع مشکل پیش از اتفاق آن پی برده و سعی در کاهش خسارات احتمالی دارند. انواع مختلف این نوع نمایشگرها عبارتند از:

نمایشگر مشاهده تقلبات: برای شرکت های دارای کارت اعتباری و مؤسسه های مالی.

نمایشگر مشاهده فرایند تولید: مورد استفاده در کارخانه ها، پالایشگاه و معادن برای مشاهده فرایندهای حیاتی و پیچیده صنعتی.

نمایشگر مشاهده انبار توزیع: مورد استفاده در مراکز توزیع و انبار برای مشاهده موجودی واقعی، موجودی ارج شده، فضای تخصیص داده شده و...

نمایشگر مشاهده بازار مالی: برای مشاهده شرایط بازار، شاخص های اقتصادی و…

نمایشگر مشاهده ترافیک

نمایشگر مشاهده آب و هوا

۴) نمایشگرهای برنامه خاص: در این نمایشگرها، مقیاس هایی خاص برای برنامه های موردنظر، مطرح می شوند. این نمایشگرها غالباً واسط ترجیحی کاربران به شمار می آیند.

۵) نمایشگرهای مشتری: این نمایشگرها برای استفاده مشتریان سازمان طراحی شده و مقیاس های مربوط به مشتریان را ارائه می دهند.

۶) نمایشگرهای عرضه کننده: این نمایشگرها، امکان مشارکت و قرار گرفتن در سطحی خاص از اطلاعات مربوط به سازمان را برای عرضه کنندگان فراهم می سازند. هر عرضه کننده می تواند عملکرد خود را در مقایسه با دیگران ارزیابی کند. به همین علت، می توان گفت که این گونه نمایشگرها ارزش افزوده ای اثربخش برای روابط سازمان و عرضه کنندگان ایجاد می کنند.

● ویژگی های نمایشگر سازمانی

ویژگی یک نمایشگر سازمانی را می توان در دو کلمه SMART و IMPACT خلاصه کرد:

۱) ویژگی SMART از حروف ابتدایی ویژگی های زیر گرفته شده است:

▪ ویژگی هم افزایی (Synergetic): نمایشگرهای سازمانی، از لحاظ ارگونومی و دیداری، اثربخش بوده و با جمع آوری و ارائه اطلاعات، باعث هم افزایی اطلاعاتی از جنبه های متفاوت می شوند.

مشاهده شاخص های حیاتی عملکرد (Monitor KPI):نمایشگرهای سازمانی، شاخص های حیاتی عملکرد (KPI) را برای کمک به تصمیم گیری اثربخش، به نمایش می گذارند.

▪ دقت (Accurate):نمایشگرهای سازمانی، اطلاعات و آمار دقیق و داده های پشتیبانی معتبر را به نمایش می گذارند.

▪ پــاسخـگـویـی (Responsive):نمایشگرهای سازمانی، از طریق اخطاردهی به منظور جلب توجه سریع کاربر و برانگیختن واکنش سریع وی، پاسخگوی مرزهای عملکردی از پیش تعیین شده اند.

ب▪ هنگام بودن (Timely):نمایشگرهای سازمانی تمام اطلاعات حال و به روز لازم را برای کمک به تصمیم گیری اثربخش در زمان واقعی و مناسب ارائه می دهند.

۲) ویژگی IMPACT نیز از حروف ابتدای ویژگی های زیر شکل گرفته است:

▪ تعاملی (Interactive):نمایشگرهای سازمانی، امکان کندوکاو لازم برای رسیدن به جزئیات بیشتر، ریشه مسائل و نظائر آنها را به کاربران می دهند. تصور کنید که اگر خلبان بتواند بر نشانگر بنزین خود کلیک کرده و متوجه شود که در ۱۵ دقیقه اخیر حجم بنزین به نصف کاهش یافته است، حتماً درخواهد یافت که مخازن سوخت هواپیما نشتی دارند.

▪ دسترسی به داده های پیشین (More data history):ایشگرهای سازمانی قابلیت مرور روندهای گذشته را به کاربران می دهند. به عنوان نمونه، ممکن است در زمان کنونی نوعی رشد در سهم بازار سازمان مشاهده شود، اما با مرور روندهای گذشته، رکودی آشکار نسبت به سال پیش نمایان شود.

▪ شخصی سازی (Personalized):شیوه ارائه اطلاعات توسط نمایشگر برای هر فرد، واحد ویژگی مربوط به مسئولیت اوست. برای نمونه، مدیر فروش بخش غربی نیازمند مقیاس های مربوط به ناحیه خود و مدیر فروش بخش شرقی نیز نیازمند مقیاس های مربوط به ناحیه خود است.

▪ قابلیت تحلیل (Analytical):نمایشگرهای سازمانی قابلیت تحلیل هایی نظیر «اگر چنین شد، آن وقت …» را فراهم ساخته و با ارائه متغیرهای مختلف، قوه ادراک فرد را افزایش می دهند.

▪ مشارکت (Collaborative):نمایشگرهای سازمانی، قابلیت تعویض یادداشت ها و یا نظرات را فراهم می سازند.

▪ پی گیری (Track ability):نمایشگرهای سازمانی قابلیت پیگیری مقیاس های موردعلاقه هر فرد را برای وی فراهم می سازند. مثلاً ممکن است مدیر فروش بخش شرقی مایل به دنبال کردن سهم بازار و مدیر فروش بخش غربی مایل به دنبال کردن موجودی خود باشد.

● مزایای تجهیز سازمان به نمایشگر

▪ تدوین و ارائه شاخص ها: برای شرکت های کوچک و بزرگ، فهم و یکپارچه سازی داده ها در تمامی سطوح، بزرگ ترین چالش موجود به شمار می آید و تدوین مقیاس ها، اندازه گیری، به روز نگه داشتن، مقایسه و تمرکز بر آنها، مشکل همیشگی آنهاست. با استفاده از نمایشگرهای سازمانی، به تمامی این مشکلات خاتمه داده می شود. نمایشگرها در مشاهده شاخص های حیاتی، به تمامی سطوح سازمان یاری رسانده و برای کاربران، امکان پیگیری جایگاه سازمان از طریق شاخص ها را فراهم می سازند. با دنبال کردن شاخص های متعدد و موردنظر و نیز تحلیل روند ها، می توان درکی بهتر از چگونگی عملکرد سازمان و فهمی عمیق تر از موارد حیای سازمان، کسب کرد.

▪ مشاهده سلامت سازمان در یک نگاه: نمایشگرها با ارائه دیداری مقیاس ها و شاخص های حیاتی سازمان در نمودارهای مختلف، امکان درک وضعیت سازمان را تنها در یک نگاه فراهم ساخته و تصویری از سلامت سازمان را در یک صفحه ارائه می دهند.

▪ تشخیص مشکلات بالقوه پیش از تبدیل آنها به بحران: نمایشگرها، با ارائه اطلاعات بموقع به افراد مربوطه، امکان تشخیص وقوع مشکلات بالقوه سازمان را برای مدیران فراهم می سازند تا قبل از تبدیل شدن آنها به بحران، شناسایی شوند. نمایشگرهای سازمانی، با قابلیت کندوکاو و کلیک کردن بر روی هر مورد، می توانند جزئیاتی بیشتر و نمودارهایی افزون تر ارائه دهند. به داده های زیرین و تاریخچه آنها دسترسی داشته و ریشه ضعف ها و مسائل را دریابند. نمایشگرها با اعمال سیستم اخطار که معمولاً از طریق جلب توجه (فرستادن email)، چشمک زدن یا ارائه یک انیمیشن همراه است، به کاربران در درک وجود مشکل و جلب توجه آنها به سمت مشکلات، یاری رسانده و از نادیده گرفته شدن یا غفلت از مشکلات و تبدیل آنها به بحران، جلوگیری می کنند. نمایشگرها این اطمینان را می دهند که مدیران ارشد، به شاخص های حیاتی توجه کرده و مشکلات را زودتر می بینند و نسبت به آنها واکنش مناسب نشان می دهند.

▪ کاهش زمان و هزینه در جست و جوی اطلاعات مورد نیاز: نمایشگرهای سازمانی، روشی یگانه برای دسترسی به داده های متنوع از پایگاه های متفاوت در سطح سازمان و تبدیل آن به فرمتی قابل درک را ارائه می دهند. نمایشگرها با جمع آوری تمامی اطلاعات، شاخص ها و مقیاس های مربوط و حیاتی برای کاربر در یک صفحه و تشخیص آنها در یک نگاه، در زمان و هزینه جست و جوی اطلاعات لازم برای گزارش ها، زمینه ساز صرفه جویی می شوند.

▪ به روز بودن اطلاعات: سازمان ها با بهره گیری از نمایشگرها به استفاده از داده هایی که زمان مصرف آنها گذشته است، خاتمه داده و آنها را با یک کلیک، به روز می کنند. البته نمایشگرهای هوشمند، خود را به طور مستمر به روز می کنند. به همین علت، مدیران در هر لحظه بخوبی می دانند که در سازمان و زیرمجموعه آنها، چه اتفاقاتی در حال رخ دادن است. هیچ چیز برای سازمان ارزشمند تر از این نیست که تنها با یک کلیک، داده های به روز و لازم استخراج شده و مورد استفاده قرار گیرند.

▪ کمک به اتخاذ تصمیمات شفاف تر: قابلیت های مشاهده شاخص های حیاتی عملکرد (KPI) استخراج شده از داده های به دقیقه، سیستم اخطار و قابلیت شناسایی مسائل حیاتی و مشکلات بالقوه و اطلاع از وضعیت سازمان با یک نگاه، همگی در تصمیم گیری های شفاف تر، به مدیران و دیگر تصمیم گیران سازمانی یاری می رسانند. از آنجا که در تمامی سازمان بر اساس اطلاعاتی مشترک تصمیم گیری می شود، سازمان به مثابه مجموعه ای کاراتر عمل خواهد کرد.

▪ همراستایی عملیات سازمان با استراتژی سازمان: نمایشگرها کمکی مؤثر در هم راستایی روز به روز عملیات با استراتژی سازمان بوده و اطمینان لازم در مورد عملیات اثربخش را با ارائه شاخص های مربوط در هر سطح از سازمان، به وجود می آورند. با توجه به اینکه برنامه ها و اهداف استراتژیک سازمان با تغییر شرایط بازار، تغییر می یابد، وجود نمایشگر باعث می شود تا تمامی داده ها و شاخص های حیاتی عملکرد، به روز شده و انعطاف لازم برای واکنش به تغییرات نیز فراهم آید. مشاهده داده ها و شاخص های عملکرد از طریق نمایشگرهای مختلف، این امکان را به وجود می آورد که کارکنان و مدیران برای رسیدن به اهداف سازمانی، همراستا شوند.

با توجه به مزایای نمایشگرهای سازمانی، می توان گفت که اگر پدیده اول فناوری اطلاعات را رایانه های شخصی و پدیده دوم آن را اینترنت می نامیم، به جرئت می توان پدیده سوم را نمایشگرها دانست، یعنی ابزاری دیداری که منابع متعدد اطلاعات را تنها در یک صفحه جمع می کند. گرچه نمایشگر ابزاری جدید بوده و هنوز تمامی مزایای بالقوه آن کشف نشده است، اما همگان مزایای بالقوه ارائه اطلاعات مناسب در زمان مناسب به فرد یا افراد مناسب را درک کرده اند. از این رو، انگیزه اجرای فناوری نمایشگرها در سازمان ها به طوری روزافزون قوی تر شده و این سیستم ها را به پدیده ای جهانی تبدیل کرده است. در این میان، مسئله فرهنگ از اهمیتی بسیار برخوردار است. برای اثربخش تر بودن استفاده از نمایشگرهای سازمانی، مدیران اجرایی می بایستی این فناوری را وارد کارهای روزمره و تصمیم گیری های خود کنند تا فرهنگ استفاده از این فناوری ارزشمند در کل سازمان ایجاد شود.

● نتیجه گیری

نمایشگر ها به این دلیل که تمامی داده های سازمانی را در یک صفحه جمع و آنها را با استفاده از نمودارها و اشکال مختلف، براحتی برای مدیران و کارکنان تفسیر می کنند، ابزاری ارزشمند در محیط رقابتی کنونی به شمار می آیند. مدیران سازمان هایی که از نمایشگرهای مختلف بهره می گیرند، به جای اتلاف وقت برای خواندن محتوای گزارش های پیچیده و غیرقابل درک و استخراج اطلاعات موردنیاز از میان آنها، زمان خود را به تصمیم گیری های صحیح و روشن تر اختصاص داده و از مزیت رقابتی خود که همانا واکنش سریع در برابر شرایط و تغییرات است، سود می برند. امروزه هر سازمانی که ارزش کسب اطلاعات بموقع را درک کرده باشد، از این فناوری نوین و ارزشمند استفاده می کند. ازاین رو است که به کارگیری نمایشگرهای سازمانی، به طوری روزافزون در حال گستردگی و توسعه است.

محمدرضا لامعی رامندی، فرهاد اشرفیان

منابع

۱ . نشانگرهای سازمانی ابزاری برای واکنش سریع. آمنه کدیور، سلطانی دلگشا.

۲. Essentials of Management information system by K.C. laudon and J.P. Laudon (ترجمه شده در مؤسسه آموزش عالی فارابی)

۳ . http://managerial dashboards.blogspot.com

۴ . http://taaligostar.com/dashboard.html