چكيده
مديريت عملكرد، به عنوان يكي از نظام‌هاي مديريت منابع انساني نقش مهمي را در بهبود عملكرد كاركنان و همسويي عملكرد آنان با اهداف كلان سازمانها و در نتيجه بهبود عملكرد سازمانها ايفا مي‌نمايد. اما طراحي، استقرار و اجراي اين نظام، بدون جلب حمايت مديريت ارشد هر مجموعه، نه تنها ضمانت اجرايي نظام طراحي شده را زير سوال خواهد برد، اثربخشي آن را نيز كاهش مي‌دهد.
در اين مقاله، سعي شده با استفاده از نتايج كسب شده از مطالعات و تحقيقات انجام شده در تعدادي از شركتهاي مجهز به نظام مديريت عملكرد، نقش حمايتهاي
مديريتي، طراحي برنامه و اجراي مناسب در اثربخشي و بهبود عملكرد سازماني تشريح گردد.
بيشتر مديران به اهميت مديريت عملكرد، در بهبود عملكرد کارکنان و همسوي ي عملکرد آنان با هدفهاي شركت و افزايش اثربخشي نظام مديريت منابع‌انساني، (شامل: جبران خدمت، توسعه و جانشين‌پروري) پي برده‌اند.
با اين وجود تحقق نظام مديريت عملكرد در سازمانها، هنوز يكي از چالشهاي دايمي مديريت سازمانها محسوب مي‌شود.
در راستاي كمك به حل اين چالش موسسه مشاوره‌اي سيبسون وموسسه world work at در سال 2007 ميلادي مطالعه اي در باره مديريت عملكرد را تهيه و منتشر كرده است. بيش از نيمي از پاسخ‌دهندگان – كه به طورعمده از ميان مديران ارشد با تخصص مديريت منابع‌انساني بوده‌اند – پياده‌سازي نظام مديريت عملكرد در سازمان خود را اثربخش توصيف كردند. انتشار اين نتايج، براي آن دسته از افرادي كه به شكل مستمر با مشكلات سيستم مديريت عملكرد در سازمان خود روبه‌رو بودند، گيج‌كننده بود، اما تحليل انجام‌شده بر روي نتايج، به درك ابعادي از چگونگي ايجاد و نگه‌داري اثر بخش نظام مديريت عملكرد كمك كرد. علاوه بر اين، با مطالعاتي كه سيبسون در يك دوره زماني سه ساله (2003 تا 2005) بر روي بازگشت سرمايه سهامداران شركتهايي كه در اين مطالعه مشاركت كرده‌اند انجام داده، دريافت كه آن دسته از شركتهايي كه بر روي نظام مديريت عملكرد بهتر كاركرده اند، نسبت به ساير شركتهايي كه روي اين نظام كمتر كاركرده‌اند، عملكرد بهتري دارند.
به‌گونه مشخص، 64 درصد شركتهايي كه از عملكرد بالايي برخوردارند، از سيستم مديريت عملكرد بهره مي‌برند كه در مقايسه با 38 درصدي كه عملکرد پاييني دارند، بيان كننده مؤثر بودن سيستم مديريت عملكرد است.
مطالعه مديريت عملكرد و نتايج كسب شده از آزمايش سيبسون، اين‌گونه است كه: پياده‌سازي موفق و اثربخش مديريت عملكرد از راه تمركز متوازن بر سه گونه: حمايت رهبران، طراحي برنامه و اجرا توسط مديران (نمودار شماره 1) امكان‌پذير خواهد بود.
در هر گونه، گامهايي وجود دارند كه مي‌توانند به طور مشخص به بهبود اثربخشي نظام مديريت عملكرد منجر شوند.
1. حمايت رهبري
مديريت عملكرد، در صورتي كه در سايه حمايت رهبري سازمان به اجرا درآيد، مي‌تواند در تحقق نتايج سازماني مفيد واقع شود.
حتي يك سيستم معمولي، اگر با حمايت مديريت اجرا شود، مي‌تواند به‌خوبي عمل كند.
اغلب سازمانهايي كه داراي سيستم مديريت عملکرد اثر بخش هستند، در برابر سازمانهايي كه اثربخشي سيستم مديريت عملكرد در آنها پايين‌تر ارزيابي شده است، اين‌گونه نظر داده اند كه: به خوبي از حمايت مديريت ارشد و يک مدافع بهره‌مندشده‌‌اند.
1-1. عملكرد رهبران در شركتهايي با عملكرد بالا:
_ انتظارات خود را از نظام مديريت عملكرد مشخص كرده، بين عملكرد خوب وبد، تفاوت قائل مي شوند.
_ مميزي‌هاي لازم را براي اطمينان‌يابي از اينكه نظام مديريت عملكرد به عملكرد كلي شركت گره خورده است، انجام مي‌دهند.
_ به‌عنوان يك الگو براي مديريت عملكرد اثر بخش، عمل مي‌كنند.
_ مديريت عملكرد را به هدفهاي كسب و كار و تصميم گيري درباره افراد مرتبط مي‌سازند.
كاراترين سازمانها آنهايي هستند كه مدافعاني (CHAMPION) در سطح رهبري صف دارند . هنگامي كه رهبران صف از سيستم پشتيباني مي كنند، درصد بسيار بالايي از مديران، ارزيابي خود را در زمان مقرر انجام داده و بازخوردهاي عملكردي را ارايه مي‌دهند و اين خود سيستمي را ايجاد مي‌كند كه براي كاركنان ارزش بيشتري دارد.
علاوه بر آن، ارتباط ميان مديريت عملكرد و دستيابي به هدفهاي استراتژيك به‌روشني قابل تشخيص است.
مدافعاني كه در سطح رهبري صف هستند، به‌طور مشخص همسويي ميان هدفها را در تمام سطوح سازماني به‌شكل جامع‌تري نسبت به مديران ستادي ايجاد مي‌كنند (نمودار شماره 1).
و علاوه بر اين، اغلب پاسخ‌دهندگان وجود اين رهبران پشتيبان را در ايجاد اعتماد به فرايند در ميان كاركنان بسيار موثر دانسته‌اند.
برخي از رهبران اين مطلب را درك كرده، به طورموثرمدافع مديريت عملكرد هستند و برخي ديگر نياز به كمك دارند. سازمانها مي توانند با طي كردن اين مراحل، به رهبران خود در اين زمينه آموزش دهند.
_ روشن ساختن اين مطلب كه چگونه مديريت عملكرد در فرآيندهاي کلان مديريت كسب و كار و به ويژه تعيين هدفهاي بودجه‌بندي و پاسخگويي در برابر آنها جاي مي گيرد.
_ كمك به مديران در تعيين انتظارات از مديريت عملكرد، همسوسازي هدفها، تفاوت قائل‌شدن بين عملكرد خوب وبد و انجام حمايتهاي لازم براي توسعه كاركنان.
_ كمك به رهبران براي مديريت كردن عملکردگزارشهاي مستقيم خود، با اين روش، ساير مديران در سازمان نيز اين كار را انجام خواهند داد.
2. طراحي برنامه
اگرچه بسياري از شركتها بيش از اينكه بر روي رهبري و اجراي مديريت عملكرد زمان بگذارند، سعي در طراحي رويكرد سيستم مديريت عملكرد خود دارند، اما ابعادي در اين طراحي وجود دارد كه از اهميت بسياري برخوردار است.
سازمانهايي كه داراي سيستم مديريت عملكرد اثر بخشي هستند اين‌گونه اظهار داشته‌اند كه: سيستم مديريت عملكرد آنان ارتباط روشني با نظام‌هاي جبران خدمت و پاداش دارد و ايجاد اين ارتباط باعث جدي گرفتن سيستم توسط كاركنان شده است.
پاسخ‌دهندگان از شركتهايي با مديريت عملكرد اثربخش، نسبت به ساير شركتها به وجود ارتباط قوي‌تري ميان هدفهاي عملكردي واحدها و سازمان اشاره كرده‌اند.
براي اينكه سيستم اثربخش باشد، لازم است كه ساده و قابل دستيابي طراحي شود. علاوه بر اين كاركنان نياز دارند كه مديريت عملكرد را به‌عنوان يك فرآيند كه به‌شكل دوره هاي سالانه اجرا مي‌شود بشناسند.
اگر چه به نظر نمي‌رسد كه برخي استانداردهاي ثابت برنامه‌هاي مديريت عملكرد، مانند: تغيير تعداد رتبه‌ها، يا اصلاح فرم‌هاي ارزيابي، تغيير مهمي ايجاد كنند، گامهاي زير در اين راستا اثربخش هستند:
_ تعيين هدفهاي كمي (عيني) با مسئوليت‌هاي تعريف‌شده، شايستگي‌هاي رفتاري مشخص، سنجه‌هاي قابل کمي شدن، به منظورتمركز پرسنل بر روي آنچه بايد.
_ ايجاد ابزارهاي مناسب كه به‌سادگي قابل دستيابي و استفاده باشند.
_ به‌كار بردن يك مقياس رتبه‌بندي و دسته‌بندي به كمك آن.
نتيجه گيري: تمركز بر روي عوامل ايجاد كننده تمايز
به‌طور خلاصه، يك سازمان، نياز به اطمينان از طراحي بي‌عيب و نقص سيستم مديريت عملكرد خود دارد. بنابراين لازم است كه برنامه اجرا را با دقت انجام داده، هدفهاي فردي و سازماني را همراستا كرده، رتبه بندي را نيز مميزي کند.
سازمانها بايد رهبران خود را به‌عنوان حاميان اين فرايند، به مشاركت طلبيده و آنها را در ايجاد فرهنگ باز در راستاي دادن بازخورد وارزيابي هاي توام با فكر وملاحظه تشويق كنند.
و درنهايت اينكه، سازمانها بايد اطمينان حاصل كنند كه مديران از شهامت وآموزشهاي لازم براي به اجرا در آوردن مديريت عملكرد برخوردارند.
مديريت عملكرد، بايد به‌عنــوان روش اصلي ســـازمانها براي مديـريت عملكرد افراد شناخته شـــود، نه فقط به‌عنوان ابزاري كه نيروي انساني به آن نياز دارد. 0
بدون دیدگاه