مديريت استراتژيك منابع انساني با کمک سيستم اطلاعات مدیریت

چكيده

در محيط پر چالش هزاره جديد و در عرصه رقابت ميان سازمانها و شركتها، يكي از مولفه هاي افزايش دهنده موفقيت براي سازمانها ، متمركز شدن بر وظيفه مديريت استراتژيك منابع انساني SHRM)) است . كنترل منابع (مانند: منابع فيزيكي ، سازماني ، اطلاعاتي و انساني)، مزيت رقابتي را نصيب سازمان مي كند . در اين ميان منابع انساني به دليل محدوديت آن و منابع اطلاعاتي به دليل اهميت آن در تصميم گيري درست، از اهميت بيشتري برخوردار هستند. هدف اصلي اين مقاله ، معرفي ابزاري است كه فرايند تصميم گيري درباره منابع انساني را مورد حمايت قرار مي‌دهد. سازمان مقاله از سه بخش تشكيل شده است: در بخش نخست مفاهيم مربوط به مديريت استراتژيك منابع انساني ، در بخش دوم مفاهيم مربوط به سيستم اطلاعات مديريت (MIS) و در بخش سوم كاربردهاي سيستم اطلاعات مديريت در مديريت استراتژيك منابع انساني بيان خواهد شد.

مقدمه

به تجربه ثابت شده كه موفقيت يا عدم توفيق سازمانها به طور مستقيم وابسته به كيفيت واثربخشي كار كاركنان آنها است. سازمانهاي موفق امروزي تشخيص داده‌اند كه براي رقابت در بازارهاي جهاني، بايد مديران منابع انساني در كلاس (سطح بالاي‌) جهاني داشته باشند. نقطه اثر مديران (در سه سطح عملياتي ، مياني و راهبردي‌) در سازمان ، مجموعه تصميمهايي است كه توسط آنها در سازمان اتخاذ مي شود. بنابراين تاكيد مي شود كه مديران بايد افرادي فعال در تصميم‌گيريهاي مختلف سازمان باشند. در اين ميان مديران منابع انساني از نقش مؤثري در سازمان برخوردارند . مهمتر اينكه با انقلاب تكنولوژيك ( فني) كه در چند دهه اخير اتفاق افتاده، بويژه افزايش اهميت نقش اطلاعات در جهت‌دهي به فرايندهاي سازماني، كار مديريت منابع انساني به عنوان اداره كننده سرمايه انساني سازمان، دچار تغييرات اساسي شده است‌.

نمونه هايي از نقش هاي جديد و در حال تغيير مديريت منابع انساني را مي‌توان شامل اين موارد دانست (عباسپور، 1382‌‌:17 )

1. نقش مهم مديريت منابع انساني در كاهش هزينه هاي نيروي كار، در دنياي پر رقابت كنوني و افزايش بهره وري؛

2. واكنش هاي مديريت منابع انساني در برابر نيازهاي ذي نفعان و گرايش به مشتري مداري .

3. تلاش براي رويارويي هوشمندانه با چالشهاي محيطي و اعمال معيارهاي زبده گزيني در زمينه شناخت رقباي اصلي حوزه فعاليت سازمان ، براي تعديل فشارها و تلاش براي پيشي گرفتن از بهترينها.

مفاهيم پايه

– مديريت استراتژيك منابع انساني، عبارت است از الگوي برنامه ريزي شده روشهاي بهسازي منابع انساني و فعاليتهاي مورد انتظار كه سازمان را قادر به دستيابي به هدفهايش مي سازد. مورد اشاره ما، الگويي است كه شانس موفقيت در رقابت را ايجاد مي كند.

-سيستــم اطــلاعات مديريت، يك سيستم كامپيوتري است كه معمولاً بر پايه يك پردازنده مركزي كه به منظور فراهم كردن امكان مديريت بر روي كاركنان و روي عملكرد سازمان بوسيله اطلاعات روزآمد، طراحي شده است، قرار دارد. محصول اين سيستم‌ها، اطلاعات، آن هم به گونه اي است كه قابل استفاده مديران در همه سطوح سازمان (راهبردي، راهكاري، عملياتي) است.

– بانك داده : يا پايگاه داده، مجموعه‌اي از داده هاست که با ترتيبي ويژه نظم‌ يافته‌اند‌، به گونه‌اي که بتوان آن را به شكلهاي مختلف ديگر دوباره مرتب کرد و در يک سازمان مورد استفاده قرار داد. ( بازرگان ، 1381 : 227 )

بخش اول : مديريت استراتژيك منابع انساني

1. تنظيم استراتژي بر پايه پنج مؤلفه اصلي :

_ ماموريت ؛

_ اهداف :

_ تحليل محيط خارجي؛

_ تحليل محيط دروني ؛

_ انتخاب استراتژي ؛ (Mazen & Kayaly, 2004:2)

2. پياده سازي ( اجراي ) استراتژي :

اجراي استراتژي بايستي منطبق بر نيازهاي روشن و قطعي منابع انساني صورت گيرد. كاركرد هاي شش گانه مديريت منابع انساني كه عبارتند از:

1. برنامه ريزي ، انتخاب و استخدام منابع انساني؛

2. آموزش منابع انساني؛

3. پاداش و مزايا؛

4. ايمني و سلامت؛

5. روابط كار و كاركنان؛

6. جستجوي منابع انساني، گزينه هاي مناسبي هستند كه تنظيم و اجراي استراتژي مي تواند با توجه به آنها صورت گيرد. در عين حال ، اگر چه همه انواع استراتژيها براي اجرا، نيازمند افراد شايسته اي هستند كه به آن جنبه عملياتي دهند، ولي هريك از استراتژيها نيازمند انواع متفاوتي از كاركنان با انواعي از رفتارها و گرايشها هستند . نمودار (1) مدل فرايند مديريت استراتژيك منابع انساني را توضيح مي دهد .

3. كاركرد هاي مديريت استراتژيك منابع انساني:

كاركردهاي مديريت منابع انساني، به آن گروه از وظايف و تكاليفي اشاره داردكه هم در سازمانهاي كوچك وهم در سازمانهاي بزرگ، به منظور فراهم كردن منابع انساني مناسب و هماهنگ براي تحقق هدفهاي سازمان اجرا مي شود . مازن و كايالي(Mazen & Kayaly,2004:5 ) شش كاركرد زير را براي مديريت استراتژيك منابع انساني نام مي برند:

1 . برنامه ريزي، انتخاب و استخدام منابع انساني؛

2 . آموزش و بهسازي منابع انساني ؛

3 . پاداش و مزايا ؛

4 . ايمني و سلامت؛

5 . روابط کار و کارکنان؛

6 . جستجوي منابع انساني .

3-1. فعاليت هاي مربوط به کارکرد برنامه‌ريزي، انتخاب و استخدام منابع انساني عبارتند از:

– تحليل شغل که عبارتست از : فرآيند تعيين و گزارش گيري درباره اطلاعات مناسب مرتبط با ماهيت يک شغل خاص‌.

– طراحي شغل :گام بعدي، طراحي شغل است که عبارت است از: فرآيند ساختار‌بندي کار و تعيين فعاليت هاي کاري خاص (مربوط به) يک شخص يا يک گروه براي دست يافتن به هدفهاي سازماني ويژه.

– برنامه ريزي منابع انساني که عبارت است از: فرآيند تعيين نيازهاي منابع انساني يک سازمان و اطمينان يافتن از اينکه سازمان تعداد مناسبي از افراد شايسته را در مشاغل مناسب و در زمان مناسب به کار گرفته است.

3-2. فعاليت هاي مربوط به کارکرد آموزش و بهسازي منابع انساني عبارتند از:

– راهنمايي و آموزش کارکنان. راهنمايي (هدايت ) کارکنان عبارت است از آشنا کردن کارمندان جديد با سازمان، واحد کاري و شغلي . آموزش كاركنان شامل فراگيري مهارتهاي جديد، مفاهيم و نگرشهايي مي شود که عملکرد آنان را اصلاح مي کند.

– طراحي و اجراي برنامه هاي مديريتي و برنامه هاي توسعه سازماني که تجربه‌ها، نگرشها و مهارتهاي واقعي مديران را توسعه مي دهد.

– ايجاد تيم هاي اثربخش در درون سازمان؛ براي روبه رو شدن با هرگونه شرايط فوق العاده که ممکن است رخ دهد.

– کمک به کارکنان در زمينه توسعه برنامه‌هاي شغلي؛ توسعه شغل عبارت از تلاش مداوم سازمان براي غني سازي منابع سازماني اش براي تحقق نيازهاي سازمان و نيازهاي شغل است.

– طراحي سيستم هاي ارزيابي عملکرد براي کارکنان؛ که عبارتست از: فرآيند تعيين و برقراري رابطه با يـــک کارمند درباره شغلش و شروع يک برنامه بهســــازي با او. ارزيابي عملکرد مي تواند بر فرد يا فرايند متمرکز باشد. سه رويکرد متفاوت براي ارزيابي وجود دارد. بدين معنا که: کارکنان مي‌توانند بر اساس: استانداردهاي مطلق، استانداردهاي نسبي يا هدفهاي شغلي ارزيابي شوند. هيچ يک از اين سه رويکرد براي هميشه بهترين نيست و بنابر موقعيت بايد از آنها استفاده کرد.

3- 3 . فعاليت هاي مربوط به کارکرد پاداش و مزايا عبارتند از:

– طراحي و اجراي سيستم پاداش و مزايا . از جمله وظايف مديران منابع انساني ، طراحي و اداره سيستمي است كه پاداش هاي تبعيض آميز را به كمترين ميزان رسانده و به سازمان كمك مي كند تا همواره كاركناني در وضعيت خوب انگيزشي داشته باشد.

– تهيه منحني حقوق و دستمزد ، اين منحني رابطه بين ارزش نسبي مشاغل و نرخهاي حقوق و دستمزد را نشان مي دهد و امكان مقايسه ارزش نسبي يك شغل را در سازمانهاي مشابه ممكن مي سازد.

– اطمينان دادن به کارکنان درباره اينکه پاداش و مزايا منصفانه و بدون هيچ تناقض است.

3-4. فعاليت هاي مربوط به کارکرد ايمني و سلامت عبارتند از:

– طراحي و اجراي برنامه هاي تأمين سلامت و ايمني .

* طراحي راهها و روش هاي پيش گير.

* بازرسي، گزارش دهي و کاوش اتفاقي‌‌.

– کمک به کارکنان به منظور رفع مشکلات مربوط به عملکرد کاري آنها در محيط سازمان.

3-5. فعاليت هاي مربوط به کارکرد روابط کار و کارمند، عبارتند از:

– به کارگيري ميانجي هايي بين سازمان و اتحاديه ها.اگر چه اتحاديه ها ، رسمي ترين نماينده طبقه كارگران و كارمندان در دفاع از حقوق آنان مي باشند، ولي به منظور دستيابي به تفاهمي پايدار همواره نياز به ميانجي هايي بين اتحاديه ها و كارفرمايان احساس مي‌شود.

3-6. فعاليت هاي مربوط به کارکرد جستجوي منابع انساني، عبارتند از:

– فراهم ساختن يک بانک اطلاعات منابع انساني.بانك اطلاعات منابع انساني‌، مجموعه اي يكپارچه ، جامع و هماهنگ از داده هاي (اطلاعاتي ) مربوط به منابع انساني شاغل در سازمان و كساني است كه داوطلب كار در سازمان مي باشند. اين سيستم كامپيوتري به گونه اي سازماندهي شده است كه امكان بازيابي اطلاعات مربوط به منابع انساني را تسهيل مي‌سازد.

– طراحي و اجراي سيستم ارتباطات کارکنان. ارتباط فرايندي دو طرفه است. در يك سيستم ارتباطي مناسب ، دو طرف پيام، به نقطه مشتركي از مفهوم پيام دست مي‌يابند. در صورتي كه اين سيستم به خوبي طراحي و اجرا نشود، شكستهاي ارتباطي بين كاركنان و بخشهاي سازماني باعث سردرگمي آنها شده، اجراي فرايندهاي سازماني با صرف انرژي زياد همراه مي شود.

بخش دوم: سيستم اطلاعات مديريت منابع انساني

در دنياي كنوني كه به سمت وسوي پيچيدگي بيشتر حركت مي‌كند، يكي از هيجان‌ انگيزترين و اثرگذارترين چالشها، چالش تصميم‌گيري توسط مديران سازمانها در سطح كلان، و جوامع است. اين پيچيدگي سبب شده است كه اطلاعات مورد نياز براي تصميم‌گيري بعنوان اساسي‌ترين نياز مديران مطرح شود.

«از سويي، حجم و سرعت توليد اطلاعات رو به فزوني است، به گونه اي كه، ايجاد نوعي سيستم كه تمامي اين اطلاعات را پالايش، فشرده، ذخيره و منتقل كند، ضروري به نظر مي‌رسد و به همين سبب است كه سيستم‌هاي اطلاعاتي، براي استفاده مديران در سازمان ايجاد شده‌ است. نگاهي گذرا به تاريخچه سيستمها و نظامهاي اطلاعاتي نشان مي‌دهد كه نخستين سيستم‌هاي اطلاعاتي در دهه 1950 ميلادي به وجود آمدند كه بيشتر جنبه عملياتي داشته، كارهاي ساده دفتري را به صورت خودكار در مي آوردند. پس از آن در دهه 1970 نظامهاي رده مديريت و در دهه 1980 نظامهاي اطلاعات در رده راهبردي و مديريت ارشد پا به ميدان گذاشتند» (علي پناهي، 3:1379).

سازمانها براي حفظ و ماندگاري خود بايد با استفاده از كامپيوتر، اطلاعات را مديريت كنند و اين همان عنوان جديد سيستم هاي اطلاعات مديريت است كه هدف اساسي از طراحي و اجراي آن در سازمانها افزايش بهره وري است زيرا با ارائه جديدترين اطلاعات به مديران‌، زمينه اتخاذ مهمترين تصميمها را در كمترين زمان ممكن فراهم مي‌كند.

1. تعريف سيستم اطلاعات مديريت

براي اينكه فعاليت‌هاي سازماني اثربخش باشند، مديريت و كاركنان سازمان نيازمند اطلاعات روزآمد و مرتبط و دقيق هستند، زيرا اطلاعات مبناي تصميم‌گيريهاي مؤثر در زمينه امور راهبردي ، امور جاري و عمليات آينده سازمان است. در سالهاي اخير، مديران سازمانهاي موفق،تمايل زيادي به جمع‌آوري اطلاعات و حتي متمركز كردن داده‌هاي خام داشته‌اند، چرا كه اين اطلاعات در حكم يكي از منابع مهم موثر در آينده سازمان محسوب مي‌شوند. و ارزشي همتراز و چه بسا بالاتر نسبت به ساير منابع سازمان از، قبيل: منابع فيزيكي، تجهيزاتي و منابع مالي دارند. با اين همه، بسياري از مديران، در زمينه كسب اطلاعات درست در زمان و مكان مناسب مشكلاتي دارند كه ايجاد و برقراري نظامهاي درست اطلاعات مديريتي، مي‌تواند به حل اين مشكل كمك فراواني بكند.

نظام اطلاعات مديريت، در مديريت پيشرفته امروزي، نظام كلاني است كه بر اساس فراهم آوردن داده‌ها و پردازش آنها و تهيه اطلاعات و به منظور تنظيم گزارشهاي مورد نياز مديريت عمل مي‌كند. (مؤمني، 1380 : 47 ) .

دليل وجودي هر سيستم ، هدف آن سيستم است. سيستم اطلاعات مديريت را بايد به گونه‌اي تعريف و سپس طراحي كرد كه گونه درست اطلاعات را در اختيار مديران سطوح مختلف سازمان قرار دهد. به عبارت ديگر ، اطلاعات مي‌بايستي نياز مديران را برآورده سازد. به همين دليل، ويژگيها و ابعاد سيستم بايد با نيازهاي کاربران از آن، متناسب باشد. يكي از مشكلات عمده‌اي كه در زمينه به كارگيري سيستم‌هاي اطلاعات مديريت وجود دارد، اين است كه اغلب به جاي اطلاعات، داده‌ها در اختيار مديران قرار مي‌گيرد و به همين دليل در تعريف سيستم‌هاي اطلاعات مديريت بايد دقت شود كه هدف از طراحي اين سيستم كاملاً مشخص باشد.

2. نقش سيستم اطلاعات مديريت در سازمان

سيستمهاي اطلاعات مديريت ، با برخورداري از يك نقش استراتژيك در زندگي سازمانها مي‌توانند به طور مستقيم اثرگذار باشند، بر:

– چگونگي تصميم‌گيري توسط مديران،

– چگونگي برنامه ريزي توسط مديران ارشد،

– كنترل و اعتباربخشي به فرآورده‌ها و خدماتي كه توليد شده‌اند.

نقش اين سيستم در سازمان را مي‌توان به گونه كار قلب در بدن انسان دانست. اطلاعات، خون و سيستم اطلاعاتي، قلب است.

سيستم هاي اطلاعات مديريت تضمين مي‌كنند كه داده‌هاي مناسب از منابع مختلف جمع‌آوري و پردازش شده، و به تمام مقاصدي كه به آن داده‌ها نياز است، ارسال شوند. انتظار مي‌‌رود اين سيستم‌ها، نيازهاي اطلاعاتي فرد، گروهي از افراد، كاركردهاي مديريتي، مديران و مديريت ارشد يك سازمان را برآورده سازند.

سيستم اطلاعات مديريت ، به مديران رده مياني در برنامه ريزي كوتاه مدت كمك مي‌كند و به پرسشهاي آنها دربارة داده‌هاي مربوط به كارها، وضعيت اطلاعات ويژه ثبت شده و ارجاع به اسناد متعدد پاسخ مي‌دهد. همچنين به مديران رده پايين با ارائه داده‌هاي عملياتي در برنامه ريزي، زمانبندي و كنترل داده‌ها – هر چند در محيط كاري محدودشان – ياري مي‌دهد و در زمان تصميم‌گيري در سطح عملياتي و در اصلاح وضعيت خارج از كنترل نيز به آنها كمك مي‌كند.

بخش سوم: كاربردهاي سيستم اطلاعات مديريت در مديريت استراتژيك منابع انساني

در حال حاضر شرکتها و سازمانهاي بزرگ به دنبال تأمين سيستم هاي منابع انساني تخصصي مانند: سيستم اطلاعات منابع انساني ( HRIS ) هستند. يک سيستم اطلاعات منابع انساني مـي تواند به عنوان اشتراکي از اجزاي وابسته به هم تعريف شود که به منظور جمع آوري، پردازش، ذخيره سازي، انتشار اطلاعات و براي حمايت از تصميم گيري، ايجاد هماهنگي، کنترل و تحليل فعاليت هاي مديريت منابع انساني سازمان، به وجود آمده است.

دلايل زيادي براي به کارگيري چنين سيستمي وجود دارد:

1. رقابت‌پذيري: سيستم اطلاعات منابع انساني مي تواند به طور مشخص، اثربخشي فعاليتهاي منابع انساني را افزايش دهد و در حالت كلي، سازمان را از مزيت رقابتي برخوردار سازد.

2 . بهبود پردازش تراكنشي( تبادلي ) : سيستم اطلاعات منابع انساني امكان تبادل حجم وسيعي از اطلاعات را ميان افراد و سازمانها برقرار كرده، موجب مي شود كه پردازشهاي کامپيوتري با دامنه وسيع تري از تبادلات منابع انساني سازمان ممکن شود.

3 . پردازش مداوم : که به طور اساسي، کارکنان سازمان را بخشي از سيستم اطلاعات منابع انساني در نظر مي گيرد و پردازش مستمر اطلاعات مربوط به آنها و نيازهاي آنان را ممكن مي سازد.

4 . بهبود توانايي گزارش دهي . سيستم اطلاعات منابع انساني مي تواند توانايي سازمان را از لحاظ تعداد و تنوع گزارشها تا حد چشمگيري افزايش دهد.

5 . يكپارچگي سيستم منابع انساني: به علت ويژگي نرم افزاري سيستم اطلاعات منابع انساني، اين سيستم مديران را قادر مي سازد تا تمامي کارکردهاي منابع انساني را از راه به کارگيري سيستم اطلاعات و تلفيق وظايفي که از سوي کارکنان نيروي انساني، به طور رسمي اجرا مي‌شود، دوباره مهندسي کند.

1. كاربردهاي سيستم اطلاعات در مديريت منابع انساني :

سيستم اطلاعات مديريت مي تواند اين گونه بر مديريت استراتژيك منابع انساني اثر گذار باشد:

1. كار اتوماتيك ( خودكار ) براي حفظ زمان و تلاش براي دوري از به كارگيري كارمندان سنتي را ممكن مي سازد .

2. امكان ذخيره سازي داده هاي اطلاعاتي درباره متقاضيان كار را ممكن مي سازد . در اينجا فرايند جستجو وانتخاب افراد براي استخدام آنان به سهولت انجام مي‌شود.

3. اجراي مديريت ريسك ( خطر پذيري) از راه مجوزهاي نظارت آموزش ايمني‌، بررسي يا آزمونهاي فيزيكي و گزارش انحرافهاي احتمالي را فراهم مي سازد.

4. زمينه نيازسنجي آموزشي به منظور تعيين نيازهاي آموزشي در سازمان را فراهم مي‌سازد .

5. از طريق بهبود آموزش ، زمينه ارتقاي تخصص ها ومهارتها را فراهم مي آورد.

6. برنامه ريزي و شبيه سازي اثر اقتصادي و تغييرات مربوط به راهبرد توصيه شده را ممكن مي سازد.

7. امكان تحليل عوامل بر ترك خدمت يا جابه‌جايي را فراهم مي سازد.

8. با تشريح فرايندهاي برنامه ريزي تكراري فيك، مسير منطقي را براي آن تعيين كرده، مراحل نظارت بر آن را مشخص مي كند .

9. مديريت منعطف بر مزايا را كه محافظ دارايي (پول) سازمان است ممكن مي‌سازد‌.

10. گزارشهاي خدمت ( حضور كاركنان در محل كار ) را تحليل كرده، آنرا پيگيري مي كند.

11. قابليتهاي سيستم اطلاعات مديريت در طرح‌ريزيها، برنامه‌ريزيهاي مربوط به منابع انساني را مورد حمايت قرار مي‌دهد.

12. امكان تحليل گزارشهاي مربوط به وقايع و پيشگيري از وقوع دوبارة آنها را فراهم مي سازد .

13. تامين‌كننده تمامي محاسبه‌ها و گزارشهاي منظم آماري است كه به مديران درانجام كارهايشان ياري مي رساند.

14. حمايت استراتژيك، تاكتيكي و عملياتي در استفاده از منابع انساني براي يك سازمان را ممكن مي سازد. .

منبع( Mazen & Kayaly,2004 : 5 )

2. سيستم اطلاعات مديريت منابع انساني و فناوري اينترنت / اينترانت

مديريت اثربخش دانش سازماني و به كارگيري آن در بازار كار ،‌هدف نهايي كساني است كه به دنبال مزيت رقابتي در بازار هستند. استفاده از دانش فردي كاركنان، بسيار آسانتر ازبهره برداري از تمامي دانشي است كه در افكار همه كاركنان سازمان جاي گرفته است . بر اساس نتايج پژوهشي كه در آمريكا انجام شد، شركتها فقط از 20 درصد دانشي كه در كاركنانشان وجود دارد ، استفاده مي كنند .( Baloh & Trkman , 2003:9 )

فناوري اطلاعات و ارتباطات، فرصتهاي بي‌شماري را براي اصلاح مديريت اطلاعات در سازمانها پيشنهاد مي كند‌. با بهره گيري از اين فرصتها ، امكان استفاده بهتر از دانش كاركنان فراهم مي‌شود.

2-1. استفاده از اينترنت براي كارمنديابي

پژوهشهايي كه در آمريكا (بر روي 500 وب سايت مربوط به شركت‌هاي بين‌المللي كه در سال2000 جزو‌ سودآورترين شركتها بوده اند) ‌صورت گرفته ، نشان مي دهد كه 79 درصد اين شركتها ، به طور گسترده‌اي از اينترنت براي جستجوي كاركنان جديد استفاده مي كنند. همچنين مقايسه داده هاي آماري موجودبراي سالهاي 1998تا 2000 ‌نشان مي دهد كه در سال 1998، 29 درصد آن، شركت ها به منظور كارمند يابي از اينترنت استفاده مي كرده اند. مزاياي اصلي استفاده از اينترنت در استخدام كاركنان جديد، عبارتند از:

صرف هزينه كمتر براي استخدام كاركنان جديد (در مواردي مانند: ذخيره كــردن درخواست نامه‌ها، هزينه‌هاي پستي‌، ‌هزينه‌هاي مربوط به پردازش داده‌ها و …‌)‌.

تدوين فرآيند سريعتر براي استخدام‌: براساس پژوهشها، اين دوره از زماني كه نياز به كارمند جديد حس مي شود تا زماني كه كارمند جديد كارش را در سازمان شروع مي كند، ‌به كمتر از دوازده روز تقليل مي يابد .

امكان جذب بهتر و بيشتر داوطلبان‌: ‌ابتكار انتشار درخواست نامه روي وب سايت ، مي‌واند حتي كساني را كه به طور فعال در جستجوي يك استخدام جديد نيستند به سوي شغل جذب كند.( Baloh & Trkman , 2003:3 )

2-2. كار مجازي

تعريفهاي زيادي از كار مجازي ‌وجود دارد . اين اصطلاح مترادف با اصطلاحات گوناگوني به كار رفته است . براي مثال : ‌انجام كار از راه دور،‌ ارتباط مجازي، انعطاف مكاني، كلبه هاي الكترونيكي و … از آنجا كه هدف اين مقاله بررسي كار مجازي به تنهايي نيست ، بنابراين به نظر مي رسد كه ارائه يك تعريف مختصر براي آن كافي باشد . كار مجازي داراي مفهوم وسيعي است كه عنصر مشترك همه تعريفهاي آن استفاده از كامپيوتر و ارتباطات مجازي براي ايجاد تغيير جغرافيايي در انجام كاري كه پذيرفته شده است مي باشد. كار مجازي، به اين معني است كه با كمك فناوريهاي اطلاعات ،‌سعي داريم تا به جاي اينكه كاركنان را به سوي كار بكشانيم كار را به سوي كاركنان هدايت كنيم .

كار مجازي مزاياي زيادي به همراه دارد كه مي توان آنها را از سه منظر خلاصه و طبقه بندي كرد: فردي ،سازماني و كلان – اجتماعي. از نظر سازماني ارتباط مجازي فوايدي مانند: بهره‌وري بالا (‌انجام كار بيشتر نسبت به آنچه پيشتر صورت مي‌گرفته ) و كاهش غيبت را به همراه دارد. از آنجا كه كاركنان رضايت بيشتري دارند و روحيه كاري آنها افزايش يافته است ، احتمال كمتري وجود دارد كه آنها در جستجوي شغل ديگري باشند و سازمانها ، نرخ پايين تري از برگشت را تجربه مي كنند.

مديران، سيستم اينترنت دروني سازمان يعني «اينترانت» را به عنوان بخشي از سيستم اطلاعات مديريت منابع انساني شان ايجاد مي کنند. در زير به فهرستي از روشهاي مرتبط با منابع انساني که مديران در آنها اينترانت را به کار مي‌گيرند، اشاره شده است:

– ايجاد يک کتاب راهنماي الکترونيکي براي کارکنان؛

– تعيين محل مأموريت و پيگيري آن توسط خود داوطلب؛

– ثبت نام براي آموزش؛

– چاپ کتاب راهنماي الکترونيکي براي کارکنان؛

– برقراري رابطه اي جذاب وارائه اخبار جالب توجه به کارکنان؛

– به کارکنان اجازه مي دهد که به منافع شخصي شان، مانند: حسابهاي بانکي دسترسي مداوم داشته باشند؛

– فراهم ساختن امکان عضويت براي همه در برنامه هاي عام المنفعه سازمان؛

– ايجاد گروههاي مباحثه اينترنتي؛

– اداره برنامه ريزي موفقيت؛

– فراهم ساختن امکان هدايت عملکرد و تجديد نظر همزمان در آن. منبع( Mazen & Kayaly,2004 : 11 )

نتيجه گيري

مديريت استراتژيك منابع انساني، تلاش مي كند با جذب و به كارگيري منابع انساني متخصص در سازمان، بهسازي، ايجاد انگيزش و درنهايت نگهداري آنها ، سازمان را از مزيت رقابتي برخوردار سازد. در تمامي اين مراحل اطلاعات به عنوان عامل حمايت كننده اي است كه مديران منابع انساني را در تصميم گيريها ياري كرده، باعث كاهش ميزان خطر پذيري در تصميمها مي شود. يكي از وظايف مهم سيستم هاي اطلاعات مديريت اين است كه اطلاعات را تصفيه و تلخيص كرده، متناسب با موقعيت مديران ، آنرا در اختيار مديران قرار دهد؛ به گونه اي كه مديران از اضافه بار اطلاعات رهايي يافته و مناسب‌ترين اطلاعات براي اتخاذ تصميمهايشان در اختيار آنها قرار گيرد.

منابع:

1. بازرگان ، عباس.(1381).ارزشيابي آموزشي. تهران:انتشارات سمت.

2. عباسپور ، عباس: مديريت منابع انساني پيشرفته، تهران؛ انتشارات سمت (1382).

3. علي پناهي، علي: سيستم هاي اطلاعات مديريت.تهران : آذرخش ( 1379).

4. مومني، هوشنگ: مديريت فناوري هاي اطلاعات و ارتباطات ،تهران :مرکز نشر دانشگاهي (1380).

5. Baloh,Peter and Trkman, Peter,» Influence of Internet and IT on work and Human Resources Management”,informing science, June 2003.

Available on:http://proceedings.informingscience.org/IS2003Proceedings/docs/07/

6. Mazen,Sherif A and Kayaly,Dina I EL,”Conceptual Design for a Strategic Human Resources Quality Management System”.2004.

Available on:http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/ARADO/UNPAN