موارد مهم ادعاهاي قراردادي پيمانکاران

مقاله حاضر سعي دارد كه با برشمردن موارد مهم ادعاهاي قراردادي پيمانكاران، يك نگاه پيشگيرانه درجهت جلوگيري از به اختلاف كشيده شدن رابطه پيمانكار و كارفرما ارائه كند.

مقدمه

قراردادهاي اجرايي معمولا در حين اجرا و انجام عمليات ، با توجه به خطا در طرح اوليه ، اشتباه در تهيه و تنظيم اسناد مناقصه ، شرايط پيش بيني نشده و نياز به تطبيق با شرايط اجرايي جديد ، به اصلاح يا صدور متمم احتياج پيدا مي کنند . اگر در باره محدوده کارهاي جديد و هزينه هاي آن و ساير شرايط بين طرفين توافق حاصل شود و الحاقيه لازم امضا و مبادله شود ، مشکل بخصوصي بروز نخواهد کرد. ولي اگر بين طرفين در باره هر يک از عوامل موثر در تغييرات قراردادي توافق به وجود نيايد و اختلاف وجود داشته باشد ، آنگاه اين اختلاف مبناي طرح ادعا و خواسته از جانب مناقصه گران يا پيمانکاران مي شود.

در اغلب موارد ، طرح ادعاهاي پيمانکاران در سطوح بالاتر شرکت کارفرما يعني هيئت مديره ، مطرح و راه حلهاي مقتضي ارائه مي شود ، ولي اگر اين ادعاها در سطوح بالاي مديريتي شرکت به نتيجه نرسد ، بالاجبار طرف مدعي را به سمت مراجع قانوني و قضايي سوق خواهد داد .

تعريف ادعا يا خواسته

ادعا يا خواسته را مي توان به شرح زير تعريف کرد :

« درخواست کتبي با انضمام مدارک قراردادي است، در باره جبران مالي ، زماني‌، يا تحقق ساير شرايط که از نظر قراردادي ، موجب اختلاف درخواست کننده و طرف قرارداد يا کارفرما است » .

موارد ادعاي قراردادي پيمانكاران

ادعاهاي قراردادي پيمانکاران ، موارد مختلفي دارد که به چند نمونه مهم و معمول آن اشاره مي شود تا پيمانکاران و کارفرمايان ، شناخت بيشتري پيدا کرده و در اسناد مناقصه و قراردادها ، روشها و راههاي کاهش رويداد هاي مشکل ساز در اجراي پروژه را پيش بيني کنند .

اشتباهات در اسناد و پيشنهاد مناقصه

وقوع اشتباهات در تهيه و تنظيم اسناد و همچنين پيشنهاد مناقصه يك موضوع نسبتا عادي است . اشتباه و خطا مي تواند به شكلهاي مختلف روي دهد . اشتباهات معمول ، شامل مواردي مانند خطاي محاسباتي يا نوشتاري ، محذوف شدن بعضي رديف ها ، فرضيات اشتباه ، درك متفاوت يا نادرست از مفاهيم و مطالب يا تفسير دوگانه است .

ساير انواع خطاها مربوط به ديدگاه پيمانكار در تنظيم و ارائه پيشنهاد مناقصه است .اين اشتباهات شامل برآورد همراه با خطا در باره مدت اتمام پروژه يا نيروي انساني يا مواد و مصالح و تجهيزات مي شود .

اشتباهات به دليل صرفا” ناديده گرفتن حقايق يا موارد قانوني يا نيازهاي اصلي قرارداد ، در حالت عادي ممري براي خلاصي از عواقب قانوني نخواهد بود . در مواردي كه حيله ، اغفال ، غبن فاحش اتفاق افتاده باشد ، خلاصي از عواقب چنين اشتباهاتي در اكثر كشورها ، بسيار دشوار است.

در اغلب موارد، فرار از عواقب اشتباه در ارائه پيشنهاد مناقصه ، تقريبا” غير ممكن است. در بعضي موارد ممكن است پيمانكاري كه اشتباه فاحش كرده است درخواست تجديد مناقصه كند كه از ديدگاه قانوني پذيرفته نخواهد شد. ولي در صورتي كه كارفرما يا صاحب كار به اين امر رضايت دهد ، شايد براي پيمانكار راهي براي جبران خطا باز شود.

به محض اينكه اشتباه در مناقصه مشخص شد، از ديدگاه پيمانكاري بايستي فوري اين اشتباه به كارفرما به هر وسيله ممكن اطلاع داده و درخواست شود كه مناقصه تجديد و ضمانتنامه شركت در مناقصه باطل شود .

در محاكم داوري يا دادگستري ، بي‌اطلاعي طرفين از مفاد اسناد مناقصه (‌آگاهي نداشتن از بعضي حقايق ) موجب خلاصي از تعهدات قراردادي نخواهد بود . بي اطلاعي طرفين از حقايق ، معادل اشتباه طرفين در باره اسناد مناقصه در نظر گرفته نمي شود .

كارفرما ها و صاحب كاران عمومي يا خصوصي ، براي اطمينان از انجام معامله يا قبول تعهد از جانب پيمانكاران بعد از تعيين برنده مناقصه ، معمولا وديعه‌گذاري تضمين شركت در مناقصه را پيش بيني مي‌كنند . اين تضمين مي تواند سفته با امضاي صاحبان امضاي مجاز با مهر شركت ، وجه نقد ، ضمانتنامه بانكي و چك شركت پيشنهاد دهنده باشد .

مبلغ تضمين شركت در مناقصه بر حسب درصدي از برآورد هزينه اجراي كار يا مبلغ معامله تعيين مي شود، ولي بهتر است در اسناد مناقصه مبلغ تضمين به صورت يك مبلغ ثابت قيد شود .

در ارائه تضمين شركت در مناقصه نيز گاهي اشتباهاتي بروز مي نمايد كه ممكن است در پاره اي موارد به ضرر پيشنهاد دهنده تمام شود . اشكالات تضمين شركت در مناقصه مي‌تواند يكي يا چند مورد از موارد زير باشد :

1 _ مبلغ تضمين مطابق درخواست كارفرما نباشد.

2 _ مدت اعتبار تضمين با اسناد مناقصه تطبيق نداشته باشد .

3 _ نام كارفرما / مناقصه گذار در برگه تضمين به صورت صحيح درج نشده باشد‌.

4 _ تضمين مطابق فرم اسناد مناقصه تهيه نشده باشد .

5 _ عنوان يا شماره مناقصه به صورت دقيق درج نشود .

6 _ تضمين براي مدتي كه در اسناد پيش‌بيني شده ، قابل تمديد نباشد .

7 _ تضمين مشروط باشد .

8 _ صادر كننده تضمين مورد تائيد نباشد‌.

9 _ نام يك طرف اشتباهي قيد شود. ( مثلا نام مشاور يا مدير طرح توزيع كننده اسناد، به جاي كارفرما/خريدار اصلي )

با توجه به اينكه پاكت حاوي تضمين شركت در مناقصه ، اولين پاكتي است که در گشايش پاكت‌هاي مناقصه باز مي شود، بنابراين اشكالات تضمين در همان جلسه اول مناقصه مشخص خواهد شد و اگر نماينده پيشنهاد دهنده در جلسه حضور داشته باشد، معمولا اشكال به وي تذكر داده مي شود تا در مهلت مشخصي اشكال را برطرف كند. بعضي كارفرما ها نقص در تضمين را نمي پذيرند و كل پيشنهاد را رد مي كنند . براي پيشگيري از اين اتفاق لازم است اسناد مناقصه به دقت مطالعه و بررسي و تضمين مناقصه با دقت لازم تهيه شود .

چون تضمين شركت در مناقصه اين امكان و اختيار را به كارفرما/صاحب كار مي‌دهد كه در صورت نپذيرفتن پيشنهاد دهنده براي انجام معامله يا عقد قرارداد ويا وديعه نگذاشتن براي ضمانتنامه انجام تعهدات قرارداد ، تضمين شركت در مناقصه را به نفع خود ضبط كند ، بنابراين در باره صحت و كامل بودن متن و اعتبار تضمين شركت در مناقصه ، دقت و توجه به كار مي برند .

تغيير شرايط كارگاهي

ادعا در باره تغيير در شرايط كارگاهي بعد از عقد قرارداد يكي از ادعاهاي معمول است و اين تغييرات ممكن است در زمان آزمايش خاك و حفر گمانه ها ، خاكبرداري‌،‌ تسطيح و يا احداث ساختمانها و تاسيسات به وجود آيد . تغيير شرايط در كارگاه ، موجب افزايش در هزينه اجرا ، بروز تاخير غير قابل پيش بيني ، لزوم به كارگيري شيوه‌هاي پيچيده فني و در نهايت اختلال در بهره برداري عادي پروژه شود .

اگر در شرايط مناقصه يا قبل از عقد قرارداد شرط شده باشد كه پيمانكار بايستي از محل كار بازديد كند سپس پيشنهاد خود را ارائه دهد، آنگاه ، طرح ادعا از جانب پيمانكار در مورد شرايط كارگاه بسيار دشوار خواهد بود .

در بعضي قراردادهاي اجرايي تاكيد مي شود كه اطلاعات موجود در باره محل اجرا يا كارگاه را كارفرما تهيه كرده و ارائه داده است، بنابراين مسئوليت صحت و دقت آن هم با كارفرما است. در اين حالت در صورتي كه پيمانكار در زمان اجرا با شرايطي متفاوت با اطلاعات منضم به قرارداد روبه‌رو شود، مي تواند ادعا و درخواست هزينه هاي اضافي را مطرح كند‌.

در بعضي موارد هزينه هايي كه پيمانكار بابت آماده سازي كارگاه براي اجراي عمليات مي پردازد، سنگين و قابل ملاحظه است بنابراين لازم است در هنگام برگزاري مناقصه و ارائه پيشنهاد قيمت يا عقد قرارداد به اين موضوع توجه ويژه شود . به طور مثال اگر اجراي عمليات ساختماني نياز به شمع كوبي در محيط كارگاه داشته باشد، يا خاكبرداري در محيط دژ و سنگي بايستي انجام شود كه قبلا اطلاعات آن را پيمانكار دريافت نكرده يا اطلاعات ناقص به وي داده شده است، آنگاه اين امر موضوع اساسي براي طرح ادعا از جانب پيمانكار خواهد شد .

در صورتي كه شرايط محيطي كارگاه به صورت كامل به اطلاع پيمانكار نرسيده يا به نحوي از ديد وي پنهان مانده باشد‌، در اين حالت ممكن است پنهان كاري موجب طرح ادعا از جانب پيمانكار ، حتي در دادگاه شود .

تاخيرات

تاخيرات کارفرما در تخصيص منابع ، ارائه مدارک ، صدور تائيدات و مصوبات و اجراي تعهدات قراردادي يکي از موارد مهم و کارساز براي ادعاهاي پيمانکاران است و پيمانکاران با جمع آوري مدارک و مستند‌سازي ، در موارد مختلف ادعاهايي متفاوتي مطرح مي كنند که در بسياري موارد منجر به دريافت خسارات مالي و يا شيوه هاي ديگر جبران مالي و غير مالي مي شود . اين تاخيرات که محتمل است از جانب کارفرما روي دهد و در نتيجه موجب قبول ادعاي پيمانکاران شده و باعث محکوميت کارفرماها مي شود، به شرح زير هستند :

تاخير در تحويل کارگاه يا محل اجرا‌، تعليق کار ، تاخير در ارائه و تحويل اسناد و مدارک ، تاخير در پرداخت پيش پرداخت‌‌، تاخير بدون جبران مالي ( فقط مدت قرارداد تمديد مي شود ) ، تاخير در گشايش اعتبار اسنادي ، تاخير در ترخيص کالا و تجهيزات از گمرک ، ناکارايي و اختلال در کار ، تاخير در پرداخت صورت وضعيتها ، تاخير در صدور تائيديه يا صورت مجلس تحويل موقت و يا قطعي‌.

چون بحث تاخير هاي مجاز و غير‌مجاز در قراردادها از اهميت زيادي برخوردار است، هم پيمـانکار و هم کارفرما بايستي تلاش كنــند که براي کليه موارد، مستندات لازم و کـافي را فراهم کنند تا در مواقع لزوم بتوانند از خواسته هاي خود دفاع كنند‌.

تسريع در کار

يکي ديگر از مواردي که موجب ادعاي پيمانکاران مي شود ، دستور يا درخواست تسريع در اجراي عمليات پروژه است . چون تسريع پيش بيني نشده در اجراي کارها موجب تحميل هزينه اضافي به پيمانکاران مي شود، بنابراين اين موضوع نيز يکي از مباني طرح ادعا است. در اجراي بعضي پروژه‌ها به دلايل خاصي تسريع در اجراي کار ضرورت پيدا مي کند و معمولا کارفرما از پيمانکار مي خواهد که تسريع لازم در زمان بندي اجراي کار را اعمال کند. همين موضوع مي تواند مبناي طرح ادعا شود .

دستورات تغيير و انجام کارهاي اضافي

از موارد اجتناب ناپذير اجراي پروژه‌ها‌، اعمال تغييرات در مشخصات فني و دستور تغيير در اجراي کارها به دلايل مختلف است . ازجمله اين نوع تغييرات الزامي که در حين اجراي قرارداد، احتمالا موجب طرح ادعا از جانب پيمانکاران خواهد شد، موارد زير هستند :

تغييرات دستوري طبق نظر کارفرما‌، تغييرات به دلايل اجرايي و گريز ناپذير‌، اشکال يا نقص در مشخصات فني و برنامه‌ها ، ابهام در مشخصات فني ، تغيير در عمليات اجرايي به دليل عدم امکان اجراي يک کار خاص ، نبود شفافيت در تصميمات و اقدامات اجرايي قبلي يا در جريان کارفرما . هر يک از موارد پيش گفته يا عللي مشابه آن ممکن موجب و علت طرح ادعا از طرف پيمانکار شود .

اين موارد ادعا غير از اختيار کارهاي اضافي است که در قالب قانون ( اختيار کارفرما در کاهش و يا افزايش 25 درصد مبلغ قرارداد ) و يا توافقات قراردادي به پيمانکار ابلاغ مي‌شود.

شرايط فيزيکي نامناسب

در طول اجراي پروژه در بعضي موارد شرايطي به وجود مي آيد که پيشرفت پروژه را دچار وقفه با توقف مي‌کند‌. در اين حالت اگر زمان وقفه يا توقف براي کل کار يا بخشي از آن باشد، اين امر براي پيمانکار هزينه اضافي و پيش بيني نشده ايجاد مي کند . علت توقف کار ممکن است شرايط پيش‌بيني نشده و خارج از اختيار پيمانکار – مانند قطع برق و يا سوخت به مدت طولاني و يا تداوم شرايط خاص و نامناسب جوي – باشد که در برنامه زمان بندي پروژه قابل پيش‌بيني نباشد .

تغييرات جهشي و ناگهاني قيمت مواد و مصالح و ساير منابع

در سالهاي اخير قيمت بعضي مواد و مصالح ، به علل مرتبط با شرايط اقتصادي و سياسي جهاني و يا به علت شرايط اقتصادي داخلي ، افزايش و جهش ناگهاني پيدا کرده است. ( به طور مثال : قيمت مس‌، آهن آلات ، سيمان ) . نظر به اينکه در بعضي موارد بين ارائه پيشنهاد مناقصه به کارفرما ، تا عقد قرارداد و اجراي پروژه فاصله طولاني به وجود مي آيد و اگر در اين فاصله قيمت مواد ، مصالح و کالاهاي مورد نياز پروژه ، تغييرات شديد كند يا تغيير تعرفه گمرکي کالا هاي وارداتي که قابل پيش بيني نباشد ، اين موارد موجب طرح ادعاي ضرر و زيان از جانب پيمانکاران مي شود .

حفظ و گردآوري مدارک براي طرح يا پاسخگويي به ادعا

براي پيگيري مسائل و مطالب قراردادي لازم است يك مجموعه از مدارك در ابعاد و اندازه مناسب يا به شكلي قابل بازيابي نگهداري و حفظ شود . نگهداري منظم و منسجم مدارك قراردادي و پروژه به كاربرد بموقع آنها و طرح ادعا يا پاسخگويي به ادعاها ، كمك فراواني خواهد كرد .

اينگونه مدارك بايد اسناد قابل اعتماد و دقيقي در مورد رويداد واقعي كه در حين كار اتفاق افتاده است، باشند . مداركي كه در زمانهاي بعد از اجراي پروژه مورد نياز هستند و بايد نگهداري شوند، شامل : اسناد مناقصه ، مكاتبات ( بخصوص نامه هاي مربوط به تغيير كار ) ، رويدادهاي موثر بر زمانبندي ( گزارشهاي وضعيت آب و هوا ، تحويل مدارك و مواد و مصالح همراه با تاخير ، مسائل مربوط به وضعيت ظاهري و كيفي تجهيزات ) ، ابلاغيه ها و دستورات تغيير كار ( شامل درخواست براي اجراي دستورات تغييري كه تائيد نشده است ) ، ياد داشتهاي روزانه در باره انجام كار ، گزارشهاي هفتگي يا ماهانه ، مدارك زمان بندي ( سي پي ام و نمودار ميله اي ، انواع ديگر ) ، صورتجلسات درباره جلسات كاري ( نوار يا ساير ابزار ضبط صدا مستندات خوبي براي يادداشتها و صورتجلسات است ) ، مستندات هزينه‌ ( صورت حسابها ، صورت وضعيت‌ها‌، فاكتور ها و مدارك كاركرد ساعتي نيروي كار )، درخواست‌هاي پرداخت وجه‌، چك هاي باطل و پرداخت نشده ، صورت‌مجلسهاي تحويل كالا و تجهيزات‌، رسيد انبارها ، پروانه سبز گمركي ، اسناد هزينه هاي ترخيص مواد و تجهيزات ، اسناد و هزينه‌هاي حمل و تخليه ، نقشه‌هاي طراحي و كارگاهي صورتجلسات كارگاهي‌، گزارشهاي كاربرد تجهيزات ، هزينه هاي كار و ساير گزارشهاي حسابداري و مالي .

مهمترين قسمت مديريت ادعا ، گردآوري و نگهداري مدارك مناسب است‌، ولي اغلب افراد اين حقيقت را درك نمي‌كنند كه افراد ديگري ، در آينده بايستي اين مدارك را بخوانند و سعي كنند تصوير كلي از پروژه به ذهن آورند و بفهمند كه واقعا” در پروژه چه روي داده است ؟ چه زماني اين اتفاق افتاده است ؟ چه كسي ناظر اين رويداد بوده است ؟ و توضيح دهد كه چرا اين اتفاق روي داده است . فقدان مدارك مي تواند مشكل مهمي به وجود آورد ، چون از اين مدارك مي‌توان متوجه شد كه موضوع مورد ادعا به چه دلايلي و در چه زماني روي داده است .

مستندات گردآوري شده همزمان با اجراي پروژه نيز اهميت دارد، زيرا به منظور ارائه مدارك به مرجع رسيدگي يا دادگاه ، مستندات پشتيبان مدارك اصلي بايستي تهيه شود و مستندات بايستي به نحوي شد كه نشان دهنده فعاليتها و مدارك صحيح فني ، مالي و بازرگاني در دوره انجام کار باشد .اگر اين حقايق را نتوان اثبات کرد مدارک ارائه شده به عنوان شاهد مدعا ارزش كمي خواهند داشت .

به هر حال بحث عقد قرارداد و طرح ادعاي بعد از بروز مشکل در حين اجراي پروژه ، مانند بحث پيشگيري و درمان بيماري است . به عبارت ديگر به همان ترتيب که پيشگيري از درمان ارزانتر و راحت تر است ، دقت در تهيه و تنظيم پيشنهاد مناقصه و بررسي و مطالعه لازم در هنگام عقد قرارداد ، در حفظ منافع و حقوق پيمانکار يا کارفرما ، بسيار موثرتر از طرح ادعا بعد از عقد قرارداد است . بنابراين از ابتداي کار بايستي به مراحل بعدي و پايان کار فکر کرد .

نتيجه گيري

در اين مقاله سعي شد تا به موارد مهم ادعاهاي قراردادي پيمانكاران اشاره و به اهميت مستندسازي دقيق براي حل و فصل ادعاها توجه داده شود. درنهايت بايستي توجه داشت كه صرفنظر از اينكه در دعاوي بين كارفرما و پيمانكار كداميك از طرفين برنده مي شوند، آنچه مهم است انجام بموقع، با كيفيت و با قيمت مناسب پروژه است. در اين رابطه بايستي سعي شود تا پيمانكار و كارفرما و كليه گروههاي ذي‌نفع پروژه در يك تعامل شفاف و منطقي و با نگرشي سيستمي به منافع كل پروژه توجه كنند و به كمك يكديگر به استقرار رابطه برد – برد بيانديشند.

منابع

1 – Claim Management – SAP AG – April 2001

2 – Construction Contract Claim Settlements – Thomas F. Barry – Florida Department of Transportation- June 2000

3 – Guidelines of OECD Insurance Committee – Nov 2004

4 – A Construction Project Owner Guide to Surety Bond Claims

5 – Construction Contract Administration- www.dot.state.us

6 – claims, project management construction, risk management – www.seconmgmt.com

7 – Construction contract delay and disruption and resolution – www.claimleader.com

8 – Highway and Bridge construction contract claim process – march 2003 – www.log.mt.gov