درايت در فناوري اطلاعات

چكيده

اگرچه اکنون مديريت سبد دارايي (IT (IT PORTFOLIO يکي از بهترين اقدامات محسوب مي‌شود، اما با اين حال بسياري از شرکتها هنوز بازدهي کمتر از پتانسيل واقعي خود از سرمايه گذاري IT به دست مي آورند. مطالعات اخير نشان مي دهد مقدار قابل توجهي ارزش افزوده مي تواند به وسيله اجراي مجموعه اي از فعاليتها و فراگردهاي به هم پيوسته کسب و کار که روي هم رفته «درايت IT» ناميده مي شود، به دست آيد.

درباره تحقيق

اين مقاله حاصل 5 سال مطالعه روي مديران IT و مديران ارشد اطلاعات (CIO 147 ) شرکت آمريکايي است که با بحث و تبادل نظر با مديران IT سازمانهاي بزرگ آمريکايي ، اروپايي و آسياسي تکميل شد. داده ها به شکل شخصي و با تلفن توسط شرکت تحقيقاتي «هرت- هنکس» از سال 2001 تا 2003 جمع‌آوري شدند. براي درک بهتر نقش و تاثير درايت IT ، مصاحبه ها و بحثهايي با مديران ارشد اطلاعاتي و ديگر مديران ارشد از سال 2003 تا 2005 ترتيب داده شد. داده هاي مربوط به سبد دارايي IT از 640 شرکت در سال 2005 جمع آوري شد.

مجموع کل سرمايه گذاري IT شامل تمام هزينه هاي متمرکز و غير متمرکز IT (چه تأمين از داخل و يا خارج) به علاوه هزينه تمام کارکنان و مديراني که مشغول خدمات IT هستند مي شود. جامعه آماري متشکل از 58 درصد سازمانهاي توليدي و 42 درصد شرکتهاي خدماتي مي شود که در ليست نشريه فرچون آمده اند. تمام نتايج به لحاظ آماري معني دار و مبتني بر تحليل رگرسيون هستند.

مقدمه

هنگامي کـه هواگرم است، فروشگاههاي شرکت «سون- الون- جپن» (7-ELEVEN) در توکيو مقدار زيادي غذاي ژاپني سرد آماده فروش دارند. در روزهاي سرد نيز غذاي گرم فراوان براي فروش حاضر است. گويا کارکنان فروشگاههاي اين شرکت از آنچه مشتريان خود مي خواهند، فراوان دارند. در حقيقت آنها سه بار در روز غذاي تازه سفارش مي دهند و دريافت مي کنند. تصادفي نيست که اين شرکت، سودآورترين خرده فروش ژاپن است. سود ناخالص آن در سال 2004 بالغ بر 30 درصد يعني شش برابر سود ناخالص در سال 1977 شد.

شرکت ژاپني مذکور درواقع يک سازمان با درايت در به کارگيري IT است. در نتيجه هماهنگ کردن ترجيحات، اولويتها و فعاليتهاي محلي با سرمايه گذاريها، مغازه ها دائماً در ارائه محصولات جديد، موفق ظاهر مي شوند. هر فروشگاه نوعي در هر سال 70 در صد محصولات خود را جديد مي کند.

مديران فروشگاهها به طور مرتب داده‌هاي گرافيکي را از فروش، شرايط آب و هوايي و اطلاعات محصول دريافت مي‌کنند؛ از اين رو دقيقاً مي دانند چه تعداد بسته غذا سفارش دهند.

اين شرکت ، سرمايه گذاري IT خود را به صورت اثربخش انجام مي دهد و به شکلي سبد دارايي IT را مديريت مي‌کند که دائماً با استراتژي کسب و کار خود هماهنگ باشد. کارکنان فروشگاهها‌ي شرکت مهارتهاي خود را براي ايجاد شفافيت در يک زير ساخت اطلاعاتي تقويت مي کنند. اين زير ساخت 70 هزار کامپيوتر را در فروشگاهها، مراکز کنترل و سايت هاي تامين کنندگان به هم مرتبط مي کند.

اولين هدف اين مقاله اين است که نشان دهد سرمايه گذاريهاي IT به تنهايي قادر نخواهند بود نسبت به رسيدن به تمام اهداف کسب و کار اطمينان بدهند، هرچند که ترکيب مناسبي از سبد دارايي IT ايجاد کرده باشند. تحقيقات نشان مي دهد که شرکتها به واسطه يک سري تواناييها و اقدامات که متقابلاً همديگر را تقويت مي‌کنند، قادر خواهند بود، مقادير قابل توجهي از ارزش افزوده به ازاي هر دلار سرمايه گذاري در IT کسب کنند.

در مطالعه اي که طي 5 سال روي 147 شرکت انجام شد، دريافتيم که درايت IT بسيار موثر است. شرکتهايي که درايت بالايي در IT داشتند، به ازاي هر دلار سرمايه گذاري، سود خالص بالاتري نسبت به متوسط صنعت در سال بعد کسب کردند و برعکس شرکتهاي با درايت پايين در IT در سال بعد با کنترل بقيه عوامل، سود خالص کمتري حاصل کردند.

مفهوم «درايت IT » به معناي کاربرد پيوسته و برنامه ريزي شده اي از يک سري صلاحيتها و رويه هاي مرتبط است که روي هم رفته منشا ايجاد ارزش بيشتر از سرمايه گذاريهاي IT مي شوند.

تجديد نظر در ارزش داراييهاي IT

فنون سرمايه گذاري موفق در سبد سهام IT، حوزه بحث را از مسائل فني به مسائل راهبردي تغيير مي دهد و اين تغيير به واسطه به کارگيري يک نگرش تجاري به سرمايه گذاريهاي IT است. نتيجه آن عبارت است از تخصيص داراييهاي IT به شکلي که مناسب شرايط شرکت باشد.

در تحقيق ما چهار طبقه گسترده از سرمايه گذاريهاي IT شناسايي شدند: مبادله‌اي، اطلاعاتي، راهبردي و زيرساختي‌. سرمايه گذاريهاي مبادله‌اي عمدتاً جهت کاهش هزينه ها يا افزايش بازده ناشي از همان هزينه به کار گرفته مي شوند. (مثل سيستم پردازش تجاري يک شرکت دلالي) سرمايه گذاريهاي اطلاعاتي براي اهدافي همچون حسابداري، گزارش، ارتباطات، تحليل و متابعت اطلاعات فراهم مي کنند. سرمايه گذاري راهبردي در جهت کسب مزيت رقابتي به وسيله پشتيباني از ورود به بازارهاي جديد يا توسعه محصولات و خدمات جديد يا فراگردهاي کسب و کار به کار مي رود. سرمايه گذاريهاي زيرساختي، خدمات مشترک IT هستند که با کاربردهاي چندگانه به کار گرفته مي‌شوند. (مانند سرورها، شبکه‌ها، لپ تاپ ها و پايگاههاي داده مشتري) بسته به نوع خدمت، سرمايه گذاريهاي زيرساختي نوعاً ايجاد پايگاه منعطفي در مسير ابتکارات آينده کسب و کار يا کاهش هزينه هاي بلند مدت IT را از طريق مستحکم کردن آن هدف مي گيرند.

هر نوعي از سرمايه گذاري نمايانگر طبقه متفاوتي از دارايي IT با ريسک و بازده منحصر به فرد خود است.

شرکتهايي که در سال 2005 مطالعه شدند، به طور متوسط 46 درصد از کل سرمايه گذاري IT خود را براي زير ساختها تخصيص دادند. سيستم هاي مبادلاتي که استفاده کننده از زير ساخت هستند، 26 درصد از هزينه‌هاي متوسط IT را تشکيل مي دهند. به لحاظ مفهومي سيستم هاي راهبردي و اطلاعاتي در بالا قرار مي گيرند و از سيستم هاي مبادلاتي و زير ساختي بهره مي گيرند. سيستم هاي اطلاعاتي، 17 درصد و سيستم هاي راهبردي 11 درصد متوسط سرمايه گذاري IT را تشکيل مي‌دهند. البته سرمايه گذاري در هر پروژه‌اي مي تواند در يک يا چند طبقه از اين طبقات جاي گيرد.

مديريت سبد دارايي IT در حال تبديل به يک روش متداول براي کمک به تيم‌هاي مديريت است تا سرمايه گذاريهاي IT خود را با اهداف راهبردي كسب و كار همسوکنند. تفکر«سبد دارايي» به ما کمک مي کند که بفهميم سازمان ما از چه نوع است و ميزان ريسک و خصوصاً حوزه فعاليتهاي راهبردي کسب و کار ما را تعيين مي کند.

سود ناشي از چهار طبقه داراييهاي IT

رويکرد تخصيص سبد سهام از آن جهت مؤثر است که به جاي آنکه تمرکز آن برخود فناوري باشد بر اهميت چگونگي استفاده از فناوري تاکيد مي کند. لازمه تخصيص معقول دارايي اين است که مدير نسبت به اهداف خود و مسئوليتها کاملاً شفاف سازي کرده باشد. هر طبقه اي از دارايي، به انواع مختلفي از ارزش کسب و کار مرتبط است.

پاداش درايت IT

روشن است که شرکتهايي که سرمايه گذاريهاي IT را با راهبرد کسب و کار خود همسو مي کنند، نسبت به رقباي خود در بعد عملکرد مطلوب پيشي مي گيرند. اما صرف سرمايه گذاري با مقادير درست در طبقات مناسب کافي نيست، بلکه قابليتهاي مديريتي نيز لازم است تا بازده بالاتر از متوسط صنعت حاصل از سرمايه گذاري IT به دست آيد.

هر شرکت بر حسب رويه ها ، اقدامات و قابليتها ، ميزان درايت IT خود را تعيين مي کند. يک سال پس از انجام سرمايه گذاري، شرکتهايي که هوش و درايت بالاتري در IT داشتند، عملکرد بالاتري در هر دلارِسرمايه گذاري شده نسبت به بقيه داشتند. درحقيقت درايت IT، يک پاداش و اضافه ارزش مالي بالايي را نتيجه مي‌دهد.

بازده ناشي از زيرساختها که بزرگترين طبقه ي دارايي IT را تشکيل مي دهند، به طور برجسته اي تأثير درايت IT را مي‌نماياند. به ازاي هر دلار سرمايه گذاري در زيرساختها، شرکتهاي با درايت بالاي IT ، در سال بعد به طور متوسط 247 دلار سود خالص بالاتري داشته اند.زير ساخت IT، شالوده تمام سرمايه گذاريهاي IT شامل شبکه ارتباطات، اطلاعات تقسيم شده مشتري، لپ تاپ، مراکز داده و سرورها مي شود و نزديک به نيمي از کل سرمايه‌گذاريهاي IT را شامل مي شود.

شرکتهاي با درايت IT بالا، به خاطر سرمايه گذاريهاي مبادلاتي خود که به جهت خودکارکردن تبادلات تکراري، کاهش هزينه و افزايش بازدهي به کار مي رود، عملکرد بهتري از خود نشان مي دهند. در سازمانهاي با ادراک و درايت IT بالا، ديجيتال کردن فرايندها منجر به خلق محصولات و خدمات ابتکاري جديد مي شود. اين موفقيت حاصل آزاد شدن ذهن مديران و در نتيجه فراهم شدن امکان نوآوري آنان روي پايگاه اين فراگردهاي ديجيتال است.IT راهبردي به خاطر اهداف خود که خلق ارزش جديد کسب وکارو يا رشد است، هميشه يک طبقه ي دارايي با بازده و ريسک بالاست. اما شرکتهاي با خلاقيت IT بالا ريسک هاي ذاتي سرمايه‌گذاري راهبردي را كاهش مي دهند و سودآوري و نوآوري بالاتري دارند. در چنين شرکتهايي مشارکت مديريت و فرهنگ به کارگيري IT در کسب و کار، ضرورتاً در جهت سرمايه گذاري راهبردي موفقيت آميز در IT است. سازمانهايي که درايت IT چشمگيري دارند، در طبقه اطلاعاتي نيز توان سودآوري ويژه اي را به نمايش مي گذارند که اين امر نتيجه ضوابط و قواعد لازم براي استفاده اثربخش از مجموعه مشترک از اطلاعات است.

در مقابل، سازمانهاي با درايت IT پايين، تداعي کننده بازده پايين از تمام طبقات سرمايه گذاري در سبد سهام IT هستند. هزينه هاي صرف شده موجب هرز مي رود و بهتر است چنين سازمانهايي سرمايه گذاريهاي IT خود را به حوزه هاي ضروري محدود کنند و سبد سهام خود را متناسب با انواعِ با ريسک پايين تنظيم کنند تا هنگامي که ادراک IT خود را بهبود بخشند.

مديريت سبد دارايي IT، درحال تبديل به يك روش متداول براي كمك به تيم‌هاي مديريتي است تا سرمايه گذاريهاي IT خود را با اهداف راهبردي كسب و كار همسو كنند.

ويژگيهايي که درايت IT را ايجاد مي‌کنند

شرکتهاي با درايت زياد در IT، پنج عامل را در خود تقويت کرده اند که اين عوامل متقابلاً همديگر را تقويت مي کنند. سه ويژگي اول اقداماتي هستند که به کاربرد مرتبط‌اند و دو خصوصيت آخر، شايستگيهايي هستند که براي درايت بالا در IT لازم هستند. همه اين ويژگيها براي ادراک بالاي IT لازم‌اند اما دربرگيرنده تمام شايستگيهاي شرکتهاي با درايت بالا در IT نمي شوند. در ادامه اين اقدامات و شايستگيها آمده است.

-1 IT براي ارتباطات: شامل کاربرد وسيع کانال هاي الکترونيک مانند پست الکترونيک، اينترانت و ابزارهاي بي سيم براي ارتباطات دروني و بيروني و شيوه‌هاي کاري مي‌شود.

-2 کاربرد اينترنت: عبارت است از به کارگيري ساختارهاي اينترنت در فراگردهاي کليدي مانند مديريت نيروي فروش، سنجش عملکرد کارکنان، آموزش و حمايت از مشتري پس از فروش.

-3 مبادلات ديجيتال: عبارت است از درجه بالاي ديجيتال شدن مبادلات تکراري شرکت بويژه فروش، تعامل با مشتري و خريد.

-4 مهارتهاي IT در سراسر سازمان: يعني توانايي تقريباً تمام کارکنان در استفاده اثربخش از .IT همين طور مهارتهاي زياد فني و مرتبط با کسب و کار در نيروي کار IT، مهارتهاي قوي IT در نيروي کسب و کار و نيز تأمين کافي نيروي کار با تخصص بالا از بازار. شرکت «سون- الون -جپن» 200 هزار کارمند خود را آموزش مي دهد تا داده هاي در دسترس به هنگام فروش را در کنار اطلاعات محصول، پيش بيني آب و هواي محلي، جمعيت شناسي منطقه و الگوهاي خريد به کارگيرند تا نوع محصول مورد تقاضا را در هر مغازه پيش بيني کنند.

-5 مشارکت و درگيري ثابت مديريت: يعني تعهد مديريت ارشد براي استفاده اثر بخش از IT . مديران واحدها کاملاً درگير تصميمات IT و نيز تقويت مشارکت بين نيروي کار IT و واحدهاي کسب و کار هستند تا زمينه خلق ارزش توسط سرمايه گذاريهاي IT را فراهم کنند. تعهد بالاي مديريت موجب مي شود تا مديران رده‌هاي پايين تر بيشتر درگير تصميمات IT بشوند. در عوض اين رويکرد موجب ايجاد مهارتهاي گسترده IT از طريق برنامه‌هاي آموزشي رسمي و غيررسمي خواهد شد.

هفت راه براي استخراج ارزش بيشتر کسب و کار از سبد سهام IT

در تحقيق انجام شده، بازده ناشي از انواع مختلف سرمايه گذاري IT در شرکتها شناسايي شدند و نتايج نشان داد که بازده بالاتر به وسيله جوركردن شيوه ها و صلاحيتهاي درايت IT با سبد دارايي IT قابل تحصيل است. در ادامه هفت پيشنهاد براي جور و همسو کردن درايت IT با ترکيب دارايي IT ارائه مي شود:

-1 شناسايي سبد دارايي کنوني و سالهاي گذشته مربوط به IT

با استفاده از طبقه بندي سبد دارايي ارائه شده، سبد سهام IT شرکت خود را براي سه سال اخير و نيز ميزان پيشنهاد شده براي سال بعد را ارزيابي کنيد. در يک کميته سرمايه گذار ي IT يا جلسه مديريت بررسي کنيد که آيا اين سرمايه‌گذاريها مناسب استراتژي شرکت هستند يا خير.

-2 عملکرد سطوح دارايي IT و معيارهاي کسب و کار خود را شناسايي کنيد.

از آنجا که نوع کسب و کار و واحدهاي مربوط آن، يک راهبرد و ادراک و درايت متفاوت IT دارند، سنجش و مقايسه همسويي اهداف، اقدامات، قابليتها و سبد دارايي IT آنها کمک مي کند تا نقاطي که سرمايه گذاريهاي IT بدرستي انجام شده است و نيز تغييراتي که بايد لحاظ شود، شناسايي شوند.

-3 شناخت و پيگيري درايت سازمان شما در IT

درايت IT بايد ارزيابي و بخوبي مديريت شود. پنج رويه و صلاحيت مذکور يک نقطه شروع مناسب را فراهم مي کنند. مجدداً مقايسه درايت IT بين واحدهاي متعدد کسب و کار آموزنده است.شرکتها يا واحدهاي کسب و کار با درايت کم در IT لازم است سبد دارايي IT خود را به سمت سرمايه گذاريهاي کم ريسک تر اطلاعاتي و مبادلاتي سوق دهند. در همين حالت، شرکتهاي با درايت کم IT مي توانند تمرکز خود را بر توسعه رويه ها و قابليتهايي ببرند که داراي بيشترين اهميت در طبقه دارايي بوده است وضمناً بالاترين سرمايه گذاري را در آن کرده اند.

جهت توسعه درايت IT با ويژگيهايي شروع کنيد که بيشترين تاثير را در مهمترين طبقه دارايي سبد سهام IT مي‌گذارند.

-4 سبد دارايي را متوازن کنيد.

با لحاظ کردن مراحل قبل، مديريت ارشد بايد قضاوت مناسبي از سبد دارايي IT خود داشته باشد. مبناي اين قضاوت عبارت است از ادراک او از راهبرد، تمايل او به ريسک کردن، درايت IT سازمان، اقتصاد، سرمايه موجود و ديگر موارد. داشتن يک رويه مشخص براي سبد دارايي IT اين قضاوت را بسيار شفاف مي كند.

-5 سبدهاي دارايي را سالانه و به هنگام وقوع تغييرات عمده مجدداً وزن گذاري کنيد.

هنگامي که شرکتها به درجات بالايي در درايت IT مي رسند، مي‌توانند سرمايه‌گذاري بيشتري در IT داشته باشند.

-6 نگرش سبد دارايي IT را وارد چارچوب مديريت IT کنيد.

مديريت اثربخش IT، حق تصميم و نيز چارچوب مسئوليتها را براي حصول اطمينان از طرحهاي درست IT مشخص مي کند. سرمايه گذاري IT يکي از تصميمات کليدي است. مديريت اثربخش مي تواند اصول سرمايه گذاري IT را در يک فراگرد قابل تکرار نهادينه کند. اين فراگرد قابل فهم و پيگيري توسط تمام مديران بوده و با سيستم پاداش و تنبيه شرکت مرتبط است.

-7 يادگيري از مرورهاي پس از اجرا و آموزش رسمي

بسياري از شرکتها در آموزش و يادگيري IT به اندازه کافي سرمايه گذاري نمي کنند. همچنين بسياري از شرکتها خود را از يادگيري فراهم شده در نتيجه مرور و بازبيني پس از اجراي پروژه يا حتي حين اجرا محروم مي‌کنند .

نتيجـه گيـري

شرکتهاي با درايت متوسط يا پايين IT قادر خواهند بود بدون هيچ سرمايه گذاري جديد در فناوري، بازده خود را افزايش دهند و ريسک IT خود را کم کنند. اين دليل به تنهايي براي رهبران کسب و کار کافي است تا اين موضوع را مورد توجه قرار دهند.

مهمتر از اين، داستان درايت IT حکايت يک پتانسيل بالفعل نشده و حکايت پول دست نخورده اي است که مي تواند رقبا را با يک مزيت رقابتي قدرتمند مواجه کند. در زمان رقابت بي رحمانه در سراسر جهان، مديران بايد نتايج عدم غني سازي درايت IT خود را درک کنند. آنها بايد پاسخهايي را براي بهترين بهره برداي از فناوري در سازمانهاي خود بيابند و به اين سوال بسيار جدي پاسخ دهند که: آيا ما براي سال 2010 و بعد از آن به اندازه کافي در IT با درايت خواهيم بود؟

منبع:

WEILL, PETER AND SINAN, ARAL, GENERATING PREMIUM RETURNS ON YOUR IT INVESTMENTS, MITSLOAN MANAGEMENT REVIEW, WINTER 2006 PP 39-48